Bisnis sering mendapatkan permintaan untuk sumbangan amal, dan banyak bisnis memiliki anggaran kecil untuk sumbangan tersebut. Jika Anda mengadakan lelang diam-diam, Anda harus membuat alasan yang meyakinkan mengapa organisasi Anda layak atas waktu, upaya, dan biaya bisnis yang hilang. Sebuah surat yang sepenuhnya menjelaskan grup Anda dan pentingnya adalah sebuah permulaan. Surat yang dipikirkan dengan baik adalah kunci untuk meyakinkan bisnis untuk menyumbang ke acara Anda.
Buka dengan salam khusus kepada pemilik bisnis. Yang terbaik adalah menghindari salam umum seperti "Tuan yang terhormat."
Nyatakan bahwa Anda menulis atas nama organisasi Anda dan mencari item lelang sunyi untuk acara tertentu. Misalnya, "Saya seorang sukarelawan dengan Kids Charity dan saya menulis untuk bertanya apakah Anda tertarik untuk menyumbangkan suatu barang atau jasa untuk lelang diam kami yang akan datang, yang akan berlangsung di gala penggalangan dana tahunan kami pada 15 Oktober."
Segilah ke dalam diskusi singkat tentang organisasi Anda dan kepentingannya dalam komunitas. Sebutkan populasi yang Anda layani dan bagaimana pekerjaan organisasi Anda membantu populasi tersebut.
Bicarakan tentang bagaimana lelang diam itu merupakan bagian penting dari upaya penggalangan dana tahunan Anda untuk melayani penduduk dengan lebih baik. Sebutkan keberhasilan di masa lalu jika Anda pernah mengadakan acara sebelumnya. Sertakan kalimat terima kasih kepada pemilik bisnis atas dukungannya di masa lalu atas lelang diam Anda, jika berlaku.
Tulis bahwa Anda berterima kasih atas barang atau jasa apa pun yang akan ditawarkan perusahaan dengan cukup murah hati, dan sebutkan perusahaan dengan nama dalam pernyataan ini. Tambahkan bahwa Anda dapat mengambil donasi, yang menghilangkan tanggung jawab pemilik bisnis.
Bicarakan tentang apa yang dapat Anda tawarkan kepada perusahaan sebagai imbalan. Misalnya, janjikan iklan gratis dengan memasukkan bisnis pada daftar sponsor. Tuliskan bahwa donasinya dapat dikurangkan dari pajak, jika itu berlaku untuk amal atau grup Anda. Sebutkan bahwa, dengan berpartisipasi, bisnis akan mendapatkan eksposur komunitas dari sejumlah besar peserta. Menawarkan tiket gratis ke acara tersebut kepada pemilik bisnis juga.
Tutup dengan berterima kasih kepada pemilik bisnis atas waktu dan daftar informasi kontak Anda untuk donasi. Berjanji untuk menindaklanjuti dengan pemilik bisnis juga.
Cetak surat pada kop surat organisasi resmi.
