Ruang konferensi digunakan oleh eksekutif perusahaan untuk mengadakan pertemuan dan menyelenggarakan acara untuk sesama karyawan atau pengusaha yang berkunjung. Pengaturan ruang konferensi dapat sangat mempengaruhi bagaimana orang mengalami pertemuan, karena mereka yang duduk di belakang mungkin tidak dapat mendengar atau melihat segala sesuatu yang terjadi di depan ruangan. Sebelum Anda mulai mengatur ruang konferensi, menganalisis ruang untuk menentukan pengaturan apa yang paling cocok untuk ruang yang diberikan. Dengan cara ini semua orang yang terlibat akan memiliki pengalaman yang sama selama presentasi atau acara.
Berjalan di sekitar ruang konferensi sebelum Anda mulai mendesain ruang. Temukan semua outlet listrik di ruang, karena bagian depan ruangan mungkin memerlukan outlet listrik. Proyektor dan layar mungkin memerlukan listrik agar berfungsi, jadi siapkan bagian depan ruangan tempat outlet tersedia. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan kabel di lantai, karena orang mungkin tersandung saat mereka berjalan-jalan di ruang konferensi.
Menganalisis ukuran ruang dan membandingkan ukuran dengan kebutuhan perusahaan. Jika perusahaan mencari ruang untuk mengadakan pertemuan dengan 20 orang atau kurang dalam satu waktu, pengaturan meja dan kursi berbeda dari ruang yang perlu menampung ratusan orang pada waktu tertentu. Menggunakan pengaturan gaya teater dengan baris terangkat mungkin lebih efisien untuk ratusan orang dibandingkan dengan pengaturan bentuk-U, karena konfigurasi bentuk-U lebih cocok untuk 20 orang atau kurang. Meja konferensi tunggal hanya boleh digunakan jika perusahaan hanya berencana untuk menampung kurang dari 15 orang pada satu waktu, karena karyawan yang berada di salah satu ujung meja harus dapat mendengar orang duduk di ujung yang berlawanan.
Tambahkan layar presentasi atau proyektor ke depan sebelum menambahkan meja dan kursi ke ruang. Sambungkan semua perangkat listrik dan sembunyikan kabel di sepanjang dinding atau di bawah karpet.
Tempatkan tabel dalam konfigurasi yang diinginkan yang telah Anda pilih untuk ruang konferensi. Tabel harus ditempatkan berdekatan, jika Anda menggunakan metode bentuk-U. Pengaturan teater membutuhkan tabel untuk ditempatkan pada kotak atau platform yang diangkat. Tempatkan platform di ruang yang diinginkan sebelum Anda mulai menambahkan tabel.
Berjalan di sekitar ruang dan letakkan diri Anda di belakang meja untuk menguji apakah setiap kursi dapat diterima dalam hal melihat bagian depan ruangan tanpa halangan. Jangan letakkan seseorang di kursi yang tidak bisa dilihatnya. Lakukan ini sebelum kursi ditambahkan ke ruangan, karena mungkin lebih sulit untuk mengubah pengaturan dengan kursi dan meja di ruangan.
Tambahkan semua kursi ke ruang konferensi dan selipkan kursi di bawah meja untuk menghemat ruang lantai. Ini akan membuat ruang konferensi terlihat lebih besar dan lebih teratur.
Tambahkan botol air, pena, kertas dan dan mungkin buah ke meja konferensi sebelum acara.
