Surat edaran digunakan untuk berbagi informasi yang sama dengan audiens yang besar. Maksudnya berbeda dari surat pribadi, yang mengirimkan informasi tertentu ke satu atau beberapa penerima. Surat edaran sering digunakan untuk mengumumkan informasi baru atau untuk mengklarifikasi kebijakan. Mereka agak umum dalam topik, karena mereka banyak dibaca. Menulis surat edaran dalam bentuk apa pun membutuhkan beberapa langkah penting.
Kenali audiens Anda. Untuk surat edaran, jumlah pembaca beragam, sehingga sulit untuk mengukur tingkat pengetahuan pendengar Anda sebelumnya atau keakraban dengan konten yang ingin Anda bagikan. Namun, pertimbangkan mayoritas kemungkinan pembaca ketika Anda menulis, sehingga surat Anda bermanfaat bagi kebanyakan orang.
Bedakan antara surat edaran internal dan eksternal. Surat edaran internal, meskipun diedarkan ke grup besar, masih terbatas pada grup. Misalnya, bisnis dapat mengedarkan surat internal kepada karyawan tentang kebijakan perusahaan yang baru. Sebaliknya, surat eksternal adalah surat yang diedarkan ke semua klien atau ke publik.
Gunakan nada dan suara yang sesuai untuk jenis komunikasi (internal atau eksternal) yang akan digunakan untuk surat edaran. Misalnya, nada tegas akan sesuai untuk surat edaran untuk semua karyawan yang membahas keterlambatan atau ketidakhadiran. Namun, nada tegas tidak akan sesuai untuk digunakan agar surat diedarkan ke klien.
Bagikan informasi yang diotorisasi saja. Karena surat edaran dimaksudkan untuk khalayak yang besar, mereka tidak cocok untuk mengungkapkan informasi rahasia atau detail yang tidak dimaksudkan untuk khalayak luas.
