Untuk memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan Internal Revenue Service (IRS) dan undang-undang pemerintah negara bagian dan lokal, perusahaan harus memasukkan informasi penting karyawan dan perusahaan dalam sistem penggajian mereka. Menyiapkan dan menjalankan berbagai komponen yang terdiri dari sistem penggajian membutuhkan uji tuntas dan pengetahuan yang memadai tentang undang-undang perpajakan. Akibatnya, adalah hal biasa bagi perusahaan untuk menyewa konsultan eksternal, pembukuan atau layanan penggajian untuk menyetor pembayaran pajak, memproses W-2, mengelola rencana pensiun dan asuransi dan melakukan tugas-tugas terkait penggajian lainnya.
Informasi Pegawai
Selama proses perekrutan baru, perusahaan harus mengumpulkan informasi seperti asuransi kesehatan dan formulir W-4 untuk menentukan apa yang harus dikurangkan dari gaji karyawan. Formulir ini juga memberikan informasi penting kepada pengusaha, seperti nomor Jaminan Sosial karyawan dan jumlah pemotongan mereka untuk keperluan pajak federal dan negara bagian. Sistem juga harus melacak dan memproses perubahan yang dilakukan pada status pembebasan pajak karyawan, pensiun, rencana asuransi atau dana pensiun.
Informasi gaji
Sebagai bagian dari proses perekrutan baru, sistem penggajian mencakup komponen yang menunjuk karyawan mana yang bekerja penuh waktu, paruh waktu, dan kontraktor. Mengklasifikasikan pekerja dalam sistem penggajian adalah penting karena pemerintah memungut hukuman tinggi pada perusahaan yang mengkategorikan karyawan secara tidak benar.
Lembar waktu
Tanpa mengetahui jumlah jam kerja seorang karyawan, pengusaha tidak dapat menentukan apa yang harus dibayarkan kepada seorang karyawan. Sementara beberapa pekerja dibayar gaji, yang lain diberikan kompensasi setiap jam atau ditetapkan sebagai karyawan yang tidak dibebaskan. Sistem penggajian mencakup informasi kartu absen atau area tempat jam kerja karyawan dicatat dan ditelaah untuk akurasi. Informasi dapat dikumpulkan melalui jam waktu yang terkomputerisasi, jam cap kartu punch atau kertas absen.
Pajak dan pemotongan yang berlaku
Meskipun IRS memberi perusahaan tabel pajak untuk menghitung pemotongan pajak karyawan, vendor dan sistem komputer penggajian juga dapat menyediakan informasi ini. Pengusaha harus mempertimbangkan pendapatan tahunan tahun-ke-tanggal, tingkat upah dan tunjangan pajak saat merangkum pajak yang berlaku. Selain itu, sistem penggajian harus menghitung pemotongan yang dilakukan melalui program pensiun, 401 (k), rencana asuransi, iuran serikat pekerja dan garnishment. Departemen penggajian juga memantau pinjaman dan pemotongan lainnya yang memiliki jumlah batas dan berhenti pemotongan gaji ketika jumlah total telah dilunasi.
Daftar gaji
Daftar penggajian merangkum pendapatan karyawan dan informasi pengurang dalam entri jurnal yang dimasukkan ke dalam buku besar umum untuk keperluan akuntansi dan penelitian umum. Register penggajian juga digunakan untuk membuat laporan pajak. Dokumen-dokumen ini disiapkan oleh staf penggajian atau dihasilkan menggunakan sistem komputer penggajian.
Pembayaran manual
Kadang-kadang, perusahaan mengeluarkan gaji manual kepada karyawan antara periode pembayaran karena pemutusan hubungan kerja atau kesalahan penggajian. Sistem penggajian harus memperhitungkan jumlah cek dalam daftar penggajian untuk tujuan pajak dan pelaporan. Ini memastikan bahwa jumlah pemotongan pajak majikan direkonsiliasi dengan pengurangan karyawan.
