Pengabdian kepada masyarakat adalah pekerjaan mulia - tetapi sering kali hal itu tidak akan terjadi tanpa kerja keras substansial yang terjadi di belakang layar. Mengorganisir acara pengabdian masyarakat adalah upaya multi-faceted, dan itu adalah tanggung jawab ketua untuk menghadiri setiap detail. Perencanaan awal sangat penting, yang melibatkan segala sesuatu mulai dari menetapkan tujuan hingga mendelegasikan tugas. Jika Anda membahas daftar komponen sebelumnya, Anda meningkatkan kemungkinan acara Anda akan berhasil.
Pilih penyebabnya. Banyak jenis proyek berada dalam ranah pelayanan masyarakat. Beberapa ide termasuk proyek untuk mempromosikan lingkungan, mempromosikan keselamatan, memerangi kejahatan atau membantu para tunawisma.
Pertimbangkan alasan utama mengapa proyek ini dibutuhkan. Jika Anda merencanakan acara atas nama organisasi, pertimbangkan apakah acara tersebut termasuk dalam semangat misi organisasinya.
Menentukan tujuan. Tentukan tujuan spesifik proyek dan pastikan mereka dapat diukur. Sasaran yang terukur akan membantu Anda mengevaluasi acara setelah selesai.
Rancang acara. Pilih tanggal, waktu dan tempat. Kemudian pertimbangkan apa yang diperlukan - seperti pembicara yang menarik, makanan atau aktivitas unik - agar orang menganggap acara itu menyenangkan dan bermanfaat.
Buat garis besar kebutuhan staf. Detail tugas spesifik dan siapa yang akan melakukan tugas itu. Rekrut sukarelawan untuk mengisi posisi ini.
Sebutkan sumber daya, bahan, dan persediaan yang diperlukan. Untuk tujuan penganggaran, catat apakah setiap barang akan disumbangkan atau dibeli. Jika disumbangkan, catat nilai dalam bentuk barang.
Melalui komunikasi tertulis atau presentasi pribadi, undang calon mitra - seperti sponsor acara yang mungkin - untuk berpartisipasi dalam acara tersebut. Bagikan kisah menarik tentang bagaimana proyek Anda akan berdampak positif bagi masyarakat. Kemudian jelaskan kepada mereka apa yang dapat mereka lakukan untuk membantu.
Lengkapi anggaran yang diusulkan yang menunjukkan semua pendapatan dan pengeluaran yang diantisipasi. Masukkan semua sumber daya, bahan, dan persediaan dari daftar Anda ke dalam anggaran pengeluaran. Pastikan bahwa nilai barang yang disumbangkan tercermin dalam anggaran.
Promosikan acara tersebut. Komunikasikan acara melalui semua cara yang layak, seperti rilis berita, surat langsung, undangan pribadi, poster, pengumuman situs web, dan melalui berbagai media sosial. Word-of-mouth sederhana juga sangat efektif untuk mengeluarkan kata. Pastikan untuk mempromosikan acara ke sekolah-sekolah daerah (jika perlu) karena banyak siswa diminta untuk melakukan jam pelayanan masyarakat dan mungkin bersedia untuk berpartisipasi.
Rancang rencana alternatif jika terjadi kesalahan - tidak ada salahnya untuk memiliki Rencana B. Jelaskan masalah potensial (seperti cuaca buruk) yang dapat menghambat keberhasilan penyelesaian proyek. Kemudian rumuskan solusi untuk masalah ini (seperti memindahkan acara ke dalam).
Merumuskan rencana tindakan tertentu. Buat daftar langkah-langkah spesifik untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Tampilkan tanggal yang direncanakan untuk setiap langkah. Buat langkah-langkah untuk hari acara ke daftar yang terpisah, karena ini mungkin daftar yang paling rinci dan paling direferensikan selama acara itu sendiri.
