Jika Anda bekerja untuk atau menjadi sukarelawan di organisasi nirlaba, Anda memahami bahwa sebagian besar dana organisasi berasal dari sumbangan dari individu dan institusi. Salah satu cara mencari sumbangan organisasi nirlaba adalah dengan mengirimkan surat kepada para donor masa lalu dan calon donor, meminta uang. Bagian penting dari surat itu adalah menjelaskan kepada donor mengapa pemberian mereka sangat penting bagi organisasi. Beberapa surat juga membuat donor sadar akan insentif yang akan mereka terima jika mereka memberikan uang.
Buka dokumen teks baru untuk surat Anda. Sisakan beberapa spasi di bagian atas dokumen surat untuk kop surat nirlaba Anda.
Ketikkan tanggal surat itu, tekan "enter" dua kali, lalu ketikkan nama lengkap penerima. Pada baris berikutnya, ketikkan alamat jalannya, lalu pada baris berikutnya, ketikkan kota, negara bagian, dan kode posnya. Tekan "enter" dua kali.
Ketik "Yth" lalu nama penerima. Gunakan nama depan jika Anda ingin terlihat ramah dan pribadi atau gelar dan nama belakangnya jika Anda ingin lebih formal. Ketikkan tanda titik dua di belakang namanya. Jangan pernah membuka surat dengan "Dear Friend" atau apa pun yang umum. Anda meminta sumbangan kepada orang-orang, jadi Anda harus menjadi pribadi sebanyak mungkin. Jika Anda memiliki banyak surat untuk ditulis, pertimbangkan untuk menggunakan program surat yang akan memasukkan nama secara otomatis.
Tekan "enter" dua kali, lalu ketikkan isi hurufnya. Tulis cerita yang menarik di paragraf pertama. Seharusnya menarik perhatian pembaca dan membuatnya terus membaca surat itu. Kisah tersebut harus menceritakan bagaimana organisasi Anda membantu seorang individu. Misalnya, jika Anda menyediakan makanan untuk keluarga pekerja, ceritakan tentang keluarga tertentu yang Anda bantu dan bagaimana makanan itu membantu mereka berkembang. Jika Anda seorang nirlaba seni pertunjukan, ceritakan tentang seorang anak yang terkena dampak dengan melihat permainan atau menari di tempat Anda.
Lanjutkan surat itu dengan menjelaskan bagaimana uang donor akan membantu organisasi Anda untuk terus menjalankan misinya. Gunakan kata "Anda" secara teratur dalam surat, untuk membuat donor merasa terlibat dengan organisasi dan membantu. Tekankan bagaimana sumbangannya membuat perbedaan. Sisakan jarak di antara setiap paragraf agar mudah dibaca.
Minta uang di paragraf penutup surat itu. Spesifik dalam permintaan Anda dengan mengetik sesuatu di sepanjang baris "Bisakah Anda memberi $ 50, $ 100 atau apa pun yang Anda mampu untuk membantu kami memberi makan orang lapar musim dingin ini?" Pastikan untuk mengatakannya sebagai permintaan, bukan permintaan. Seorang donor tidak ingin merasa seolah-olah Anda mengharapkan uang darinya.
Terima kasih kepada donor sebelumnya dan tutup surat itu. Ketik "Hormat," lalu tekan "enter" empat kali untuk meninggalkan ruang untuk tanda tangan Anda. Ketikkan nama Anda dan judul yang relevan, seperti "Direktur Donasi" atau "CEO" di bawahnya.
Tambahkan catatan tambahan ke surat itu jika menurut Anda itu relevan. Misalnya, jika Anda menerima hibah tantangan, sebutkan bahwa setiap dolar yang diberikan donor akan berlipat ganda hingga tanggal tertentu. Jika Anda memiliki promosi, seperti T-shirt gratis untuk setiap donasi $ 50, sebutkan itu dalam catatan tambahan.
