Akuntansi untuk inventaris bahan bakar membutuhkan metode fungsional pengukuran volumetrik, baik saat menerima dan mengeluarkan bahan bakar. Faktor lingkungan dapat menyebabkan kekurangan persediaan yang dirasakan; misalnya, dalam suhu tinggi, beberapa bahan bakar dalam tangki yang tidak bertekanan dapat menguap dan karenanya tidak tersedia untuk pengukuran volume cairan, atau bahkan melarikan diri ketika kapal dibuka untuk melakukan pengukuran manual. Atau, cuaca dingin dapat menyebabkan kontraksi volume dalam stok bahan bakar cair. Pencegahan pencurian meskipun penggunaan mekanisme penguncian juga penting untuk menjaga inventaris bahan bakar yang akurat.
Catat transaksi bahan bakar di buku catatan. Perusahaan dengan banyak lokasi harus memiliki buku catatan untuk setiap lokasi pengeluaran, diperbarui secara berkala oleh staf administrasi situs. Pengemudi perusahaan harus menyimpan buku catatan transaksi bahan bakar pribadi. Kendaraan yang dibagikan harus memiliki log-in sendiri selain log pengemudi independen, sehingga dua set data dapat direferensikan silang nanti. Logbook kendaraan dan pengemudi juga harus mencakup jarak yang ditempuh setiap hari untuk memantau efisiensi bahan bakar.
Secara berkala gabungkan data dari logbook ke dalam spreadsheet komputer untuk membentuk gambaran yang lebih besar tentang penggunaan bahan bakar organisasi. Perusahaan dengan depot bahan bakar dapat menggunakan data logbook untuk menentukan berapa banyak bahan bakar yang masih ada dalam persediaan.
Periksa dan catat bahan bakar aktual secara manual di penyimpanan secara berkala menggunakan indikator mekanis dan dispstick manual. Membandingkan stok bahan bakar aktual dengan perkiraan spreadsheet berbasis log dapat memperingatkan perusahaan akan kesalahan peralatan pompa atau pencurian. Menurut Cantest Solutions Inc., penguapan bahan bakar seharusnya tidak menghasilkan lebih dari 0,125% perbedaan pengukuran bahkan pada hari musim panas rata-rata. Perbedaan jauh lebih tinggi dari yang mungkin mengindikasikan masalah.
Kunci pompa dan tutup gas setiap saat saat tidak digunakan. Ini mencegah penyusutan inventaris karena pencurian.
Bandingkan data dari satu bulan ke bulan berikutnya menggunakan data dari buku catatan dan spreadsheet. Referensi silang data dapat mengungkapkan tren tentang penggunaan bahan bakar, dan bahkan dapat memberikan indikator yang membantu untuk pemeliharaan kendaraan, karena catatan akan melacak konsumsi bahan bakar setiap kendaraan.
Kiat
-
Membuat banyak spreadsheet berdasarkan data buku catatan dapat memungkinkan staf akuntansi untuk melacak berbagai faktor yang relevan dengan bisnis. Beberapa bisnis, seperti pompa bensin, mungkin puas untuk merekam bahan bakar sederhana dan bahan bakar keluar laporan, sementara bisnis yang menggunakan kendaraan armada dapat memperoleh wawasan yang berguna dari penyimpanan dan pelaporan catatan yang lebih kompleks.
Peringatan
Penting untuk mengambil bacaan manual dari waktu ke waktu, terutama ketika mengelola tangki bahan bakar bawah tanah. Alat baca mekanis bisa gagal dan tank bisa bocor, artinya uji volume sederhana dengan penggaris dipstick dapat menangkap masalah sebelum bola salju menjadi sesuatu yang lebih parah.
