Pertemuan yang produktif membutuhkan persiapan yang cermat serta kepemimpinan untuk membuat mereka yang hadir fokus pada hal-hal yang membutuhkan perhatian dan terlibat dalam diskusi. Terlalu banyak pertemuan tidak memiliki tujuan yang jelas. Hasilnya bisa menjadi perasaan di antara mereka yang hadir bahwa mereka telah membuang waktu yang mungkin lebih baik dihabiskan dengan cara lain.
Masukkan ide-ide Anda secara tertulis. Pikirkan tentang tujuan pertemuan. Pikirkan topik seperti apa yang perlu dikomunikasikan dan alat apa yang mungkin Anda butuhkan. Pikirkan tentang apa yang akan dibicarakan peserta lain.
Buat agenda untuk diberikan kepada peserta. Jika Anda benar-benar membuat agenda untuk dibagikan kepada semua orang, mereka akan tahu apa yang diharapkan dari rapat. Tuliskan tujuan utama Anda dalam huruf tebal di bagian atas agenda.
Perkenalkan agenda pada awal pertemuan.Berjalanlah sebentar, menyoroti topik utama. Jadwalkan pertemuan sedemikian rupa untuk memastikan waktu yang cukup untuk diskusi tentang semua masalah.
