Memimpin rapat tidak selalu mudah. Orang-orang terkenal tidak menyukai pertemuan, melewatkannya, dan tidak memperhatikan ketika mereka hadir. Jika Anda harus memimpin rapat, menerapkan beberapa langkah yang masuk akal akan memastikan kesimpulan di antara peserta bahwa rapat Anda bermanfaat dan dipimpin secara efektif.
Ungkapkan tanggal dan waktu rapat jauh-jauh hari agar peserta dapat menjaga jadwal mereka dengan jelas. Juga, kirim pengingat email sehari sebelumnya. Akhirnya, pengumuman di interkom 15 menit sebelumnya sangat membantu. Ini meminimalkan kemungkinan siapa pun yang lupa untuk hadir.
Mulai tepat waktu. Ini menunjukkan rasa hormat kepada orang-orang tepat waktu. Akui pendatang baru dengan anggukan, jika ada. Tidak perlu menyebutkan keterlambatan selama pertemuan.
Atur teknologi Anda terlebih dahulu dan pastikan semuanya berfungsi dengan baik. Tidak ada yang lebih buruk bagi peserta selain menonton Anda berjuang dengan tautan laptop Anda selama 15 menit.
Buat agenda, simpan sesingkat mungkin dan patuhi. Email agenda sebelumnya sehingga peserta dapat memikirkannya. Pada pertemuan itu, jika seseorang menyimpang dari agenda, katakan, "Mari kita pikirkan tentang menaruh perhatian itu pada agenda untuk pertemuan kita berikutnya."
Pastikan tujuan rapat Anda sangat jelas. Agenda harus membantu dengan ini tetapi Anda perlu mengklarifikasi lebih lanjut. Pastikan dipahami apakah tujuan Anda adalah untuk memecahkan masalah, mendiskusikan opsi atau melakukan pelatihan. Pastikan semua orang tahu persis mengapa mereka hadir.
Ingatlah bahwa orang belajar dengan cara yang berbeda. Gunakan beragam media - visual, auditori, bahkan aktivitas fisik - untuk menyampaikan poin Anda.
Mintalah orang-orang untuk menuliskan gagasan tambahan apa pun yang mereka miliki terkait dengan topik itu dan tinggalkan mereka di tumpukan di jalan keluar di akhir pertemuan. Kemudian, berikan setiap peserta salinan cetak notulen rapat atau email.
Kiat
-
Jika rapat akan lebih lama dari 30 menit, pertimbangkan untuk meletakkan beberapa cokelat di atas meja untuk peserta.
Peringatan
Hindari keluar topik. Ini adalah salah satu alasan utama mengapa orang merasa rapat adalah buang-buang waktu.
