Memimpin rapat dapat membuat atau menghancurkan kenaikan Anda ke puncak perusahaan atau tingkat hormat Anda sebagai seorang eksekutif. Memimpin rapat tidak harus membuat stres, itu bisa menyenangkan. Adalah mungkin untuk memiliki kelancaran berlayar pada pertemuan berikutnya yang Anda arahkan.
Kirim email di muka rapat untuk menjelaskan agenda dan topik yang diinginkan yang akan dibahas. Perincian dan spesifik tentang berapa lama pertemuan berlangsung dan di mana pertemuan itu akan berlangsung.
Tiba untuk pertemuan 10 menit sebelum peserta yang dijadwalkan dijadwalkan untuk melakukannya. Luangkan waktu Anda untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan, mengambil secangkir kopi (atau minuman lain untuk menjaga tenggorokan Anda tidak mengering saat berbicara) dan menempatkan diri Anda di depan ruangan.
Sambut semua orang saat mereka memasuki ruangan, berjabat tangan, dan lakukan kontak mata. Arahkan mereka ke kursi yang ditentukan jika ini perlu.
Tunjuk seseorang untuk membuat catatan, atau notulen rapat.
Buka rapat dengan perkenalan cepat, berdiri di depan meja, kantor atau ruang konferensi tempat rapat berlangsung. Periksalah notulen rapat sebelumnya dan minta persetujuan. Setelah Anda mendapatkan persetujuan itu, sampaikan pertanyaan tentang agenda hari itu sebelum melanjutkan.
Mulailah dialog atau pengarahan tentang topik pertama bisnis. Izinkan orang lain merespons, menambah, dan berdiskusi. Jika orang berbicara dengan tidak sopan, minta mereka untuk menghormati orang lain di ruangan itu dan menunggu untuk mengilustrasikan poin mereka secara verbal.
Tetap terkendali. Ketika orang-orang keluar jalur pada topik yang dihadapi, dengan baik tetapi dengan paksa menyela untuk mengarahkan semua orang kembali ke masalah utama. Jika Anda membiarkan percakapan menyimpang, itu akan mencerminkan kemampuan Anda untuk memimpin rapat.
Di akhir pertemuan, berdirilah dan ucapkan terima kasih kepada semua yang datang. Ingatkan mereka tentang tugas yang telah mereka lakukan juga. Berjabat tangan jika memungkinkan saat orang meninggalkan pertemuan.
