Cara Mengatur Risalah Rapat

Notulen rapat adalah dokumen hukum penting untuk lembaga nirlaba, lembaga pemerintah, masyarakat dan perusahaan. Mereka memberikan catatan proses pengambilan keputusan. Menit berbeda dari dikte. Mereka bukan transkrip kata demi kata tentang apa yang terjadi pada pertemuan itu; sebaliknya, mereka adalah catatan siapa yang hadir, apa yang dibahas, suara apa pun yang diberikan dan apa yang diputuskan. Menit disimpan selama beberapa tahun.

Bersiaplah untuk Mencatat Menit yang Akurat

Tinjau agenda rapat. Ini akan memungkinkan Anda untuk merencanakan item agenda penting yang perlu Anda catat. Anda juga akan mengetahui berapa banyak peserta yang diharapkan.

Draft lembar peserta. Ini bisa sesederhana selembar kertas dengan judul pertemuan dan tanggal di atas dengan beberapa garis bernomor. Anda akan membagikan ini pada awal pertemuan untuk ditandatangani oleh peserta.

Pastikan peralatan rekaman Anda berfungsi dengan baik. Anda dapat memilih untuk membuat catatan pertemuan di laptop, atau dengan pena dan kertas, atau dengan merekam rapat. Jika rapat akan membahas informasi sensitif, diskusikan rekaman itu dengan ketua dan jelaskan niat Anda untuk menggunakan rekaman itu hanya untuk memastikan keakuratan risalah.

Buat Risalah Rapat untuk Catatan

Buat catatan selama pertemuan. Fokus pada pokok bahasan setiap diskusi dan tinggalkan komentar. Misalnya, perhatikan bahwa alokasi dana untuk bangunan baru telah dibahas, tetapi jangan perhatikan bahwa "diskusi itu emosional dan panas." Perhatikan siapa yang mengusulkan setiap mosi dan apa yang dipecahkan.

Buat dokumen yang akan menjadi risalah rapat resmi. Formatnya harus sama dengan risalah rapat sebelumnya. Pertimbangkan untuk menggunakan enam bagian: Panggilan untuk memesan, menelepon, menyetujui rapat terakhir, masalah terbuka, bisnis baru dan penundaan. Di bawah masing-masing memberikan ringkasan singkat dan netral dari diskusi atau kegiatan. Jika ada penghitungan suara, sertakan penghitungannya. Jika suara tidak dihitung, nyatakan hanya bahwa mosi "dilakukan" atau "gagal." Buat ruang untuk notula untuk ditandatangani sendiri sebagai notulen dan ketua, yang akan menyetujui notulen.

Sirkulasikan notulen kepada anggota dewan dalam waktu satu minggu setelah rapat dan - jika rapat terbuka untuk umum - ajukan sebagai catatan publik. Lakukan perubahan dan koreksi seperlunya. Lihat catatan Anda sendiri atau rekaman pertemuan Anda jika diperlukan klarifikasi.

Simpan Risalah Rapat dalam File Perusahaan

Ajukan notulen rapat dengan rapat sebelumnya. Anda dapat menyimpan notulen dalam binder, diorganisir oleh komite atau dewan, dan dalam urutan kronologis. Karena risalah rapat adalah catatan resmi, simpan di kantor pusat.

Hapus rekaman yang Anda buat dari rapat, kecuali jika itu adalah kebijakan organisasi Anda untuk menyimpan catatan ini. Setelah menit Anda selesai, biasanya tidak perlu menyimpan cadangan ini, dan isinya mungkin sensitif atau rahasia.

Salin dan sebarkan notulen rapat pada awal pertemuan berikutnya. Ini akan disetujui sebagai poin bisnis pertama.