Prosedur operasi standar adalah dokumen tertulis yang merinci tindakan spesifik yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas atau proses berulang. SOP tidak mengikuti garis besar atau kerangka yang ditetapkan, karena bervariasi menurut organisasi dan penggunaan. Misalnya, SOP untuk operasi produksi di pabrik akan sangat bervariasi dari yang ditetapkan untuk melatih staf penjualan di lingkungan ritel.
Tujuan
Bisnis dapat melakukan SOP untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan laba. Organisasi nirlaba dapat menggunakan SOP untuk melayani masyarakat dengan lebih baik. Beberapa perusahaan menggunakan SOP untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah atau untuk meningkatkan keselamatan di tempat kerja. Meskipun alasan untuk mencari peningkatan agak berbeda, terlepas dari lingkungan di mana SOP digunakan, tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi dalam beberapa kapasitas.
David Grusenmeyer, associate senior extension di Cornell University, menyebut varian dalam sistem operasi sebagai "musuh" kualitas dan efisiensi. Dengan demikian, prosedur operasi standar dapat digunakan untuk merampingkan operasi dengan menyiapkan serangkaian langkah yang tidak berubah untuk mencapai tujuan tertentu.
Mengapa Menggunakan SOP?
Organisasi dari militer A.S. hingga organisasi nirlaba hingga perusahaan besar menggunakan SOP untuk:
- Meningkatkan efisiensi.
- Tingkatkan kualitas.
- Pastikan keamanan.
SOP spesifik dapat ditulis untuk lini produksi, pembersihan tempat kerja, pelatihan karyawan, proses penggajian dan ulasan kinerja karyawan, di antara tugas-tugas lainnya.
Pekerjaan Persiapan untuk Membuat SOP
Untuk membuat SOP yang disesuaikan, Grusenmeyer menyarankan beberapa langkah:
- Cari bidang-bidang dalam bisnis Anda di mana prosedur operasi standar akan bermanfaat.
- Dari temuan Anda, tandai satu atau dua bidang di mana kesuksesan paling mungkin dan keuntungan akan paling terpengaruh.
- Untuk area fokus Anda, pelajari langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap operasi dan rangking berdasarkan kepentingannya.
- Akhirnya, kumpulkan tim manajer dan karyawan dengan pengetahuan paling banyak tentang proses tersebut dan berkoordinasi dengan kelompok untuk membuat SOP.
Menulis SOP
Beri nama SOP dan jelaskan tugas apa saja yang termasuk. Dalam uraian, berikan detail tentang:
- Siapa yang akan melakukan pekerjaan itu.
- Bahan dan peralatan apa yang dibutuhkan.
- Apa hasil akhirnya seharusnya.
Berikan detail langkah-demi-langkah spesifik tentang cara menyelesaikan tugas, sampai pada titik di mana karyawan yang tidak diawasi dapat melakukan tugas secara memadai dengan mengikuti panduan ini. Mendidik semua karyawan yang akan bekerja dalam kapasitas tertentu pada tugas tentang rincian SOP, dan memantau dan mengevaluasi SOP secara konsisten.
Kiat
-
Jika organisasi atau bisnis Anda akan melakukan operasi atau prosedur sekali, seperti untuk proyek khusus, SOP tidak akan relevan. Namun, ketika prosedur berulang merupakan bagian dari melakukan bisnis, membuat SOP adalah manajemen bisnis yang baik.
