Bisnis harus menyediakan formulir pendapatan kepada karyawan dan kontraktor independen untuk melaporkan pajak. Karyawan menerima formulir W-2 dan kontraktor independen menerima formulir 1099-MISC. Formulir-formulir ini memerlukan nama, alamat, dan Nomor Identifikasi Pajak Federal, yang juga dikenal sebagai nomor Jaminan Sosial untuk perorangan dan Nomor Identifikasi Pemberi Kerja untuk bisnis.Cegah potensi masalah pengarsipan untuk semua pihak dengan memverifikasi informasi Nomor Identifikasi Pajak (TIN) pada formulir yang Anda buat. Catatan pencarian publik memiliki sumber daya yang berbeda untuk mengonfirmasi pemilik TIN.
Layanan Pendapatan Internal
Pencarian Nirlaba: IRS memiliki alat untuk mencari entitas nirlaba yang disebut Periksa Pembebasan Organisasi. Dengan memasukkan TIN, alat ini memberikan nama nirlaba dan rincian alamat terakhir yang diketahui. Ini juga menyatakan status bebas pajak, mengidentifikasi entitas yang telah kehilangan status nirlaba. Pengusaha menggunakan detail TIN nirlaba saat memotong donasi serta ketika menerbitkan formulir 1099-MISC jika entitas amal dikontrak untuk layanan.
Pencarian Nirlaba dan Individual: IRS juga memiliki layanan pencocokan TIN untuk bisnis yang cocok dengan informasi pajak individu atau bisnis. Layanan ini cocok dengan informasi TIN dengan variasi nama potensial. Layanan ini hanya berfungsi jika Anda memiliki nama yang cocok dengan TIN. Ini membantu mencegah penipuan oleh karyawan atau vendor yang memberikan informasi yang tidak akurat. Layanan ini tersedia online dan memiliki hasil langsung untuk pencarian hingga 25 nama. Pencarian besar membutuhkan 24 jam untuk pencocokan batch hingga 100.000 TIN.
Komisi Sekuritas dan Bursa
Sistem EDGAR adalah pencarian basis data yang dikelola oleh SEC untuk perusahaan terdaftar yang mengumpulkan $ 1 juta atau lebih. Perusahaan di bawah ambang batas ini tidak diharuskan untuk mendaftar. Sistem ini membutuhkan pihak yang mencari untuk memiliki beberapa informasi perusahaan untuk melakukan pencarian. Tidak ada cara untuk mencari secara eksklusif berdasarkan pada TIN. Ini membatasi sistem EDGAR, tetapi ini adalah sumber daya gratis yang tersedia untuk bisnis.
Administrasi Jaminan Sosial
Layanan Verifikasi Nomor Administrasi Jaminan Sosial bekerja serupa dengan sistem IRS tetapi eksklusif untuk nomor Jaminan Sosial, yang melayani individu dan bukan entitas bisnis. Suatu bisnis dapat memverifikasi hingga 10 angka dengan nama atau variasi nama secara online dengan segera secara gratis. Pengusaha dapat mengkonfirmasi informasi karyawan sebelum mengirimkan informasi W-2.
Tidak setiap kontraktor independen memiliki badan usaha formal yang didirikan. Kontraktor ini "menjalankan bisnis sebagai" pemilik bisnis yang sering menggunakan nomor Jaminan Sosial mereka sendiri, bukan TIN terpisah untuk tujuan bisnis. Layanan Verifikasi Nomor Administrasi Jaminan Sosial mengkonfirmasi informasi dalam situasi ini.
Pemecahan Masalah Lebih Lanjut
Kemungkinan pengembalian pajak ditolak jika informasi TIN salah. Jika pencarian basis data gagal memberikan verifikasi TIN yang diinginkan, pecahkan masalah catatan bisnis yang ada. Ini bisa memakan waktu, tetapi tingkat keberhasilan meningkat dengan lebih banyak informasi.
Mulailah dengan pengembalian pajak dan catatan pekerjaan lama. Referensi silang TIN dengan informasi karyawan atau vendor sebelumnya. Cocokkan setiap TIN dengan informasi yang disediakan pada Formulir I-9 saat karyawan atau vendor dipekerjakan. Hubungi orang atau vendor bisnis dan jelaskan masalahnya dengan verifikasi. Minta informasi yang diperbarui seperti salinan kartu Jaminan Sosial untuk diproses ulang dengan benar.
