Dengan menggunakan proses manajemen pengadaan, profesional bisnis membeli sumber daya yang mereka butuhkan dari pemasok atau vendor untuk menjalankan bisnis. Kebijakan dan prosedur manajemen pengadaan yang efektif memungkinkan para profesional pembelian untuk menegosiasikan harga dari persediaan dan vendor untuk mendapatkan bahan dan layanan kualitas terbaik untuk operasi bisnis.Karena perusahaan besar membeli sumber daya dalam volume besar, mereka biasanya menggunakan proses manajemen pengadaan formal. Perusahaan kecil menggunakan teknik yang lebih informal untuk mendapatkan barang yang diperlukan untuk bisnis mereka.
Manfaat
Mengubah peran manajemen kontrak dari fungsi administrasi menjadi proses strategis melibatkan pembuktian bahwa bisnis bergantung pada manajemen proses pengadaan yang efektif. Mengembangkan keahlian manajemen pengadaan yang kritis memungkinkan para profesional bisnis untuk meningkatkan pengetahuan mereka tentang produksi dan manajemen persediaan, meningkatkan efisiensi dengan menyederhanakan proses di seluruh rantai pasokan menggunakan teknik perkiraan yang akurat, memaksimalkan kepuasan pelanggan dengan memberikan produk dan layanan secara tepat waktu dan meningkatkan kredibilitas di antara rekan-rekan, pengusaha dan pemasok.
Mengembangkan Proses Manajemen Kontrak
Manajemen pengadaan yang efektif dimulai dengan mengakui bahwa mengelola proses yang digunakan untuk menandatangani kontrak menguntungkan perusahaan. Setelah sebuah organisasi menetapkan dokumentasi standar kebijakan dan prosedur yang terkait dengan manajemen kontrak, personel dapat dimintai pertanggungjawaban untuk mematuhi dan mematuhi standar-standar ini. Pada awalnya, hanya kontrak dengan visibilitas tinggi yang memenuhi ambang batas anggaran yang masuk dalam pedoman ini, tetapi ketika fungsi pengadaan organisasi menjadi matang, para profesional pengadaan menerapkan standar-standar ini untuk kesepakatan lainnya.
Mengotomatiskan Proses Manajemen Kontrak
Ketika profesional manajemen pengadaan melembagakan kebijakan standar di seluruh perusahaan mereka, mereka membuat dokumentasi dan prosedur yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan transaksi. Menggunakan perangkat lunak, mengotomatiskan fungsi-fungsi ini tergantung pada jenis kontrak, syarat dan ketentuan, jumlah dolar atau persyaratan lain yang memperlancar proses.
Mengintegrasikan Proses Pengadaan
Ketika proses manajemen kontrak matang, organisasi mengintegrasikan fungsi pengadaan kritis dengan proses operasional inti lainnya, seperti manajemen keuangan, manajemen kinerja, dan desain teknik. Memberikan pelatihan kepada semua karyawan memastikan bahwa setiap departemen mengikuti praktik terbaik yang ditetapkan. Sejak 1973, Asosiasi Manajemen Operasi telah memberikan pendidikan kritis kepada lebih dari 90.000 profesional manufaktur tentang berbagai topik termasuk manajemen pengadaan. Selain itu, dengan menggunakan metrik produksi dari masing-masing departemen, profesional pengadaan dapat menganalisis data untuk bernegosiasi lebih efektif dengan pemasok dan membuat keputusan tentang kualitas dan layanan yang berdampak pada profitabilitas jangka panjang seluruh perusahaan.
Mengevaluasi Efisiensi
Mengevaluasi efisiensi mencakup upaya peningkatan proses berkelanjutan yang dilakukan oleh profesional pengadaan. Proyek-proyek ini, dirancang untuk meningkatkan proses manajemen kontrak, mencerminkan pengalaman dan pembelajaran dari proyek-proyek sebelumnya. Dengan memastikan bahwa organisasi mengikuti alur kerja yang paling efisien dengan tanda tangan persetujuan paling sedikit yang diperlukan, sebuah perusahaan mencapai tingkat kemampuan pengadaan tertinggi.
