Notaris memverifikasi keakuratan tanda tangan pada dokumen penting seperti surat wasiat, surat kepercayaan, dan surat promes. Notaris menyatakan bahwa para pihak yang menandatangani dokumen telah membuktikan identitas mereka, memahami dokumen tersebut dan tidak dipaksa untuk menandatangani. Setelah persyaratan ini dipenuhi, notaris memberi cap resmi pada dokumen.
Pencatatan
Notaris harus menyimpan buku catatan resmi dengan catatan setiap tanda tangan yang diaktakan. Setiap catatan harus mencantumkan nama-nama pihak yang menandatangani dokumen yang diaktakan dan tanggal serta waktu tanda tangan. Setelah notaris menyelesaikan pembukuannya, semua pihak yang menandatangani dokumen juga harus menandatangani buku log. Para pihak yang menandatangani dokumen harus menunjukkan SIM atau paspor yang sah sebagai identifikasi sebelum tanda tangan apa pun.
Kualifikasi
Calon notaris harus berusia minimal 18 tahun dan lulus ujian pilihan berganda dengan 70 persen atau lebih tinggi agar memenuhi syarat untuk mendapatkan lisensi. Jika dia menunggu lebih dari dua tahun setelah lulus ujian untuk mengajukan lisensi notaris, dia harus mengikuti ujian lagi. Pelamar tidak boleh memiliki hukuman kejahatan sebelumnya atau tindakan disipliner terkait penipuan dari istilah sebelumnya sebagai notaris.
Pertimbangan
Publik notaris tidak boleh mengesahkan dokumen apa pun yang melibatkan kepentingan finansial atau pribadinya sendiri. Notaris dilarang memberikan nasihat hukum atau menyiapkan dokumen hukum kecuali mereka juga memiliki lisensi yang sah untuk praktik hukum dari asosiasi pengacara yang berlaku di wilayah mereka.
Obligasi Ganti Rugi
Setiap notaris harus memiliki ikatan ganti rugi untuk melindungi kliennya dari kerugian keuangan yang disebabkan oleh tanda tangan yang disaksikan secara tidak benar. Persyaratan yang tepat dapat bervariasi untuk setiap negara bagian, tetapi $ 10.000 umumnya adalah jumlah obligasi minimum yang dapat diterima.
Jangka waktu
Setiap pengangkatan notaris berlaku selama empat tahun. Setelah berakhirnya janji, notaris dapat mengajukan permohonan pembaruan. Perpanjangan biasanya diberikan kecuali notaris telah lalai atau melakukan penipuan saat melakukan tugasnya.
Stempel Notaris
Notaris harus menyimpan meterai di tempat yang hanya dapat diakses olehnya. Meterai tidak dapat dikontrol oleh atasan atau klien. Jika segel hilang, notaris harus memberitahukan otoritas notaris yang berlaku di negaranya. Ketika segel baru dibeli karena pembaruan komisi notaris atau perubahan nama, segel lama harus dihancurkan atau dianggap tidak dapat digunakan. Spesifikasi untuk segel notaris berbeda-beda di setiap negara bagian, dengan sebagian besar negara bagian mewajibkan nama dan komisi notaris dicantumkan.
