Apakah ada yang lebih membingungkan daripada berjalan ke kantor baru pada hari pertama kerja Anda dan tidak tahu apa yang seharusnya Anda lakukan, apalagi di mana menemukan kamar mandi? Dengan sedikit perencanaan (dan ingatan panjang tentang bagaimana rasanya menjadi pendatang baru sendiri), Anda dapat merancang manual orientasi karyawan yang akan membuat timer pertama merasa seperti di rumah.
Identifikasi tujuan dan ruang lingkup manual ini. Apakah ini untuk memandu pendatang baru melalui proses langkah demi langkah dalam melakukan tugas tertentu? Apakah ini untuk mengenalkannya pada sejarah dan kebijakan perusahaan, aturan perilaku yang sesuai, dan bentuk dan prosedur standar sesuai dengan kehadiran, liburan, dan cuti sakit? Atau kombinasi keduanya?
Buat garis besar daftar topik yang akan dicakup dalam manual dan tentukan apakah Anda ingin menulis keseluruhan manual sendiri atau mendelegasikan bagian dari itu kepada personel yang berpengetahuan. Keputusan ini akan didasarkan pada kompleksitas pekerjaan serta seberapa sering manual perlu diperbarui untuk mengimbangi pertumbuhan perusahaan dan pengenalan teknologi baru.
Kumpulkan dan fotokopi dokumen yang ada untuk dimasukkan dalam manual. Ini akan mencakup item-item seperti spesifikasi pekerjaan untuk posisi karyawan baru, formulir standar, pernyataan misi perusahaan dan / atau laporan tahunan terbaru, bagan organisasi, rencana lantai kantor, daftar karyawan beserta judul dan telepon kantor mereka angka, kebijakan pelecehan seksual, dan mungkin salinan buletin perusahaan terbaru.
Tentukan topik mana yang perlu ditulis dari awal. Misalnya, karyawan yang tidak hanya baru di perusahaan tetapi juga yang baru di kota mungkin menghargai daftar restoran, toko, dan kantor pos terdekat. Jika ada tradisi tidak tertulis yang akan menarik untuk diketahui oleh pendatang baru, ini akan menjadi tempat yang bagus untuk menyebut mereka. Misalnya, mungkin ada divisi seadanya diadakan sebulan sekali sebulan untuk merayakan ulang tahun, atau mungkin ada kelas yoga di tempat yang bertemu setiap hari Jumat selama jam makan siang.
Mintalah saran dari beberapa karyawan Anda yang baru saja direkrut. Tanyakan kepada mereka jenis bahan apa yang akan membantu pada hari pertama mereka dan bagaimana mereka mencari informasi yang mereka butuhkan.
Sertakan surat sambutan dari atasan karyawan atau bahkan presiden perusahaan. Surat ini harus mendorong penerima untuk menyumbangkan ide-ide untuk manual jika ia melihat cara agar konten dapat ditingkatkan dan / atau diperluas.
Sebutkan aturan tentang apa yang merupakan perilaku kantor yang tepat. Anda mungkin ingin memasukkan larangan, misalnya, untuk menggunakan telepon kantor untuk panggilan pribadi, menjelajahi Internet, mengirim email eksternal, atau mengendarai kendaraan perusahaan untuk menjalankan tugas. Jika meja atau kantor karyawan terlihat jelas oleh pelanggan dan pengunjung perusahaan, Anda juga perlu menetapkan aturan sejauh karya seni, tanaman, benda-benda meja, foto, radio, dll.
Tentukan apa kode pakaian perusahaan itu.
Atur semua bahan dalam pengikat 3-cincin yang dapat diberikan kepada karyawan pada hari pertama kerja.
Rekrut pasangan mata ekstra untuk mengoreksi konten secara menyeluruh.
Sertakan lembar tanda keluar bagi karyawan untuk mengakui bahwa dia telah menerima manual orientasi dan bahwa dia akan bertanggung jawab untuk meninjau semua materi di dalamnya.
Kiat
-
Karena manual orientasi karyawan dapat dianggap sebagai pekerjaan yang sedang berjalan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memproduksi versi online yang dapat diakses oleh semua karyawan dan, jika perlu, menyegarkan ingatan mereka tentang kebijakan perusahaan. Jika praktis, mintalah setiap karyawan di organisasi Anda menyiapkan manual meja individual yang membahas semua tanggung jawab mereka. Ini tidak hanya disarankan untuk dimiliki sebagai alat pelatihan hemat waktu jika / ketika mereka memberikan pemberitahuan tetapi juga memungkinkan personil sementara untuk dengan mudah mengisi jika karyawan tersebut pergi liburan panjang atau sedang cuti sakit.
Peringatan
Jangan pernah menghilangkan langkah-langkah penting dari penjelasan tentang cara melakukan tugas. Bahkan sesuatu yang sederhana seperti memberi tahu mereka di mana tombol "on" terletak pada mesin atau di mana laci dokumen tertentu disimpan akan sangat dihargai oleh pendatang baru.
