Sementara email dan bentuk komunikasi digital lainnya telah membayangi faks dalam hal popularitas, banyak perusahaan dan individu masih mengirim faks. Faks sangat berguna ketika seseorang mengirim dokumen yang ditandatangani, ketika file digital dari dokumen hard copy tidak tersedia dan ketika pengirim atau penerima tidak memiliki akses ke komputer atau PDA. Setelah membuat templat faks, Anda dapat menggunakannya berulang kali.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer dengan program pengolah kata dan printer
-
Pena
-
Kertas
Buat dokumen pengolah kata standar 8-1 / 2-by-11-inci dengan blok teks horizontal di bagian atas, dua kolom pendek di bawah dan kotak teks besar di bawah kolom.
Sertakan nomor telepon, nomor faks, dan alamat surat Anda di blok teks horizontal di bagian atas dokumen Anda. Tambahkan logo perusahaan Anda, jika ada, di sudut kiri blok horizontal.
Tambahkan nama penerima Anda, nama perusahaan jika berlaku, nomor faks dan nomor telepon di kolom sebelah kiri di bawah blok horizontal Anda. Juga tulis "Re:" dan sertakan subjek untuk faks Anda (misalnya, "Pesanan Hari Ini" atau "Angka Penjualan Juli").
Tulis nama Anda, nama perusahaan jika ada, nomor faks, dan nomor telepon di kolom sebelah kanan. Sertakan jumlah halaman, termasuk sampul, yang Anda kirim. Tuliskan tanggal pengiriman faks Anda. Jika Anda mengirim faks ke individu tambahan, tambahkan "CC:" dan tuliskan nama penerima dan nama perusahaan, jika ada.
Sertakan pesan tambahan apa pun yang Anda miliki untuk penerima di dalam kotak di bagian bawah halaman.
Koreksi ulang dokumen Anda untuk kesalahan pengetikan, kesalahan ejaan, dan tata bahasa, karena kesalahan seperti ini dapat membuat Anda terlihat tidak profesional.
Kiat
-
Anda dapat mencetak lembar sampul dan menulis dalam teks Anda, atau Anda dapat mengetik informasi Anda dalam dokumen pengolah kata Anda. Yang terakhir lebih disukai, karena terkadang tulisan tangan tidak mengirimkan sejelas teks yang dicetak.
