Salah satu tugas yang paling tidak disukai dalam mengoperasikan bisnis adalah membayar tagihan. Kebutuhan untuk melacak, mengelola, dan melayani tagihan yang masuk seringkali mengurangi fokus pemilik bisnis dalam membangun bisnisnya. Akibatnya, banyak pemilik bisnis mengandalkan layanan pembayaran tagihan untuk mengelola pembayaran keluar mereka. Selain mengelola pembayaran tagihan, layanan pembayaran tagihan dapat mencegah hukuman keterlambatan pembayaran dan bahkan menghemat uang dengan memanfaatkan insentif pembayaran awal dari vendor.
Pilih nama untuk bisnis pembayaran tagihan Anda yang unik dan berkesan. Idealnya, nama bisnis Anda harus menyampaikan kualitas positif yang ingin Anda kaitkan dengan bisnis Anda. Misalnya, "Pembayaran Tagihan Aman" mungkin menyarankan keamanan dengan cara yang "Layanan Pembayaran Tagihan Dave" tidak.
Daftarkan nama bisnis baru Anda ke kantor Sekretaris Negara Anda. Menjalankan bisnis dengan nama apa pun selain nama Anda sendiri memerlukan Pendaftaran Nama Fiktif dengan Sekretaris Negara Anda. (Lihat Sumber 1 untuk daftar situs web Sekretaris Kantor Negara secara nasional.)
Kunjungi balai kota atau gedung pengadilan daerah untuk mendapatkan lisensi vendor. Negara-negara tanpa pajak penjualan, termasuk Montana, Alaska, Oregon, Delaware dan New Hampshire, tidak memerlukan lisensi vendor.
Tulis rencana bisnis yang mencakup uraian tentang kisaran layanan pembayaran tagihan yang akan Anda berikan, ringkasan siapa yang akan menggunakan layanan Anda, analisis bisnis pesaing, rencana pemasaran, rencana keuangan, dan anggaran yang diproyeksikan untuk tiga tahun pertama operasi Anda.
Kembangkan sistem Anda sendiri untuk melacak dan melakukan pembayaran atas nama pelanggan Anda, atau pertimbangkan untuk membeli perangkat lunak pembayaran tagihan-klien seperti BillPay atau perangkat lunak pembayaran tagihan PPS (Lihat Sumberdaya). Menggunakan perangkat lunak yang sudah jadi akan membantu Anda melayani klien dengan lebih baik dan memungkinkan Anda fokus mencari pelanggan.
Buat tempat yang aman di mana Anda akan menyimpan cek, faktur, catatan pembayaran, dll. Klien Anda, serta laporan yang akan Anda berikan kepada mereka masing-masing. Pemeriksaan khususnya harus disimpan dalam brankas atau kotak pengaman yang dikunci, dan lemari arsip pengunci akan menjaga keamanan catatan rahasia.
Tentukan berapa banyak Anda akan membebankan biaya untuk layanan Anda. Anda dapat mendekati ini dengan menentukan berapa banyak uang yang akan Anda butuhkan per bulan dan kemudian memperkirakan berapa banyak klien yang Anda perlukan untuk mencapai angka itu, atau Anda dapat menghubungi layanan serupa dan menanyakan tentang struktur biaya mereka.
Rancang brosur yang memperkenalkan layanan Anda dan jelaskan manfaat yang harus Anda tawarkan kepada pelanggan Anda, seperti pembayaran tepat waktu, peningkatan arus kas, penghindaran denda keterlambatan pembayaran, dan diskon pembayaran awal. Sertakan informasi kontak Anda, nomor telepon, alamat email, situs web, serta persyaratan awal Anda dan biaya yang berkelanjutan.
Rancang alat tulis dan amplop bisnis yang akan membantu Anda menyajikan layanan Anda dengan cara yang profesional. Rantai pasokan kantor utama seperti Staples, Office Max atau Office Depot memiliki paket alat tulis standar yang memenuhi sebagian besar kebutuhan bisnis.
Kirimkan surat pengantar yang menekankan keamanan dan kenyamanan layanan pembayaran tagihan Anda, bersama dengan salah satu brosur Anda, ke semua bisnis di wilayah Anda yang mungkin merupakan calon pelanggan. Kirimkan surat-surat Anda dalam batch kecil untuk memberikan waktu bagi Anda untuk menindaklanjutinya.
Tindak lanjuti surat-surat Anda dengan panggilan telepon pribadi ke setiap calon pelanggan. Anda mungkin ingin menawarkan penawaran khusus "tanpa risiko" seperti satu bulan layanan gratis untuk menarik pelanggan baru agar mencoba layanan Anda.
Atur dengan pelanggan baru Anda bagaimana tagihan akan dikirimkan kepada Anda. Apakah mereka akan dibawa kepada Anda? Apakah Anda akan mengambilnya? Atau apakah Anda akan pergi ke kantor pos untuk mengambilnya?
Menemani klien Anda ke bank mereka untuk ditambahkan sebagai penanda tangan pada rekening giro mereka. Kemudian mintalah daftar vendor dan pemasok saat ini dari masing-masing pelanggan Anda serta instruksi khusus yang mereka miliki ketika Anda menerima cek mereka.
Berikan laporan tagihan bulanan yang diterima, tagihan yang dibayar, dan tagihan yang tertunda, untuk masing-masing pelanggan Anda, sehingga akuntansi mereka dapat diperbarui dan agar mereka tahu persis kewajiban apa yang telah dipenuhi dan yang masih beredar. Catat setiap pembayaran yang menghemat uang pelanggan Anda dengan pembayaran awal.
Kiat
-
Jangan lupa membayar diri Anda sendiri pada akhir setiap bulan berdasarkan layanan yang Anda berikan.
