Menulis faktur selama berjam-jam bekerja, atau layanan tertentu yang diberikan kepada bisnis atau individu lain, memerlukan pendekatan yang sedikit berbeda dari yang digunakan untuk menjual produk nyata. Daripada mengumpulkan harga eceran atau grosir yang telah ditetapkan, Anda menagih untuk berjam-jam bekerja dengan harga yang disepakati, atau layanan tertentu yang dilakukan untuk harga yang disepakati. Faktur untuk layanan yang diberikan membutuhkan perhatian terhadap detail.
Berkomunikasi dengan klien Anda kapan dan bagaimana Anda akan menagih mereka untuk pekerjaan Anda. Jika Anda menagih sebagian dimuka sebelum memulai proyek, Anda perlu memberi tahu klien Anda. Jika Anda menagih pekerjaan yang sedang berjalan alih-alih menunggu hingga penyelesaian kontrak, pastikan klien Anda setuju. Banyak bisnis kecil menagih secara elektronik. Biarkan klien Anda tahu bahwa mereka akan menerima faktur yang diemail hanya agar mereka tidak secara tidak sengaja menghapusnya.
Simpan catatan yang baik. Kompilasi catatan tanggal dan jam kerja dan sifat layanan yang diberikan. Tinjau perjanjian proyek atau kontrak layanan Anda untuk menyegarkan ingatan Anda tentang persyaratan tertentu. Verifikasi nama dan alamatnya. Sertakan nomor referensi penagihan klien, jika ada.Sertakan nomor referensi file Anda sendiri, jika ada.
Gunakan format sederhana. Ini membuat proses faktur lebih efisien. Anda juga dapat menggunakan program perangkat lunak untuk membakukan format faktur Anda. Faktur Anda harus mencakup bidang untuk nomor referensi faktur, tanggal penagihan, nama dan alamat bisnis, dan nama petugas kontrak kepada siapa faktur dikirim. Berikan ruang yang cukup untuk merinci layanan yang diberikan bersama dengan proyek atau kode produk yang berlaku.
Tentukan jumlah faktur. Jam tersebut mungkin merupakan jam layanan aktual yang Anda berikan dengan tarif per jam yang disepakati, atau layanan spesifik yang Anda berikan untuk jumlah faktur. Misalnya, jika Anda sedang membangun teras, Anda mungkin telah menyusun rencana, memilih kayu dan meletakkan fondasi untuk kerangka selama satu periode penagihan. Anda dapat membuat daftar kegiatan dan menentukan satu jumlah faktur sekaligus. Atau, Anda dapat membuat daftar setiap aktivitas secara terpisah, menunjukkan jam kerja untuk masing-masing, dan kemudian menghitung jumlah faktur dengan mengalikan jam kerja dan tarif per jam.
Sertakan dokumen pendukung bila perlu. Misalnya, jika Anda harus menggunakan layanan kurir atau layanan duplikat untuk menyelesaikan tugas, lampirkan salinan kwitansi.
