Saat seorang karyawan pergi, penting untuk memberi tahu staf Anda cara yang menghindari masalah moral dan masalah hukum. Sebagai pedoman praktis, diskusikan dampak pengunduran diri dan bukan alasannya. Semakin umum komunikasi mengenai pemisahan karyawan, semakin sedikit masalah yang mungkin Anda miliki.
Menilai Dampak Keberangkatan
Sebelum Anda mulai menyusun pengumuman Anda, tentukan bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan. Mungkin sementara meningkatkan beban kerja beberapa karyawan, mengakibatkan gangguan dalam operasi, menurunkan penjualan, mempengaruhi moral atau memiliki sedikit atau tidak berpengaruh pada sebagian besar pekerja. Memahami dampak pengunduran diri karyawan akan membantu Anda memutuskan apa yang perlu Anda tangani dalam pengumuman.
Putuskan Alasan Anda untuk Pengumuman
Ada banyak hal positif yang dapat Anda lakukan dengan pengumuman Anda: Mengatasi rumor sebelum dimulai; mengonfirmasi bahwa karyawan tersebut mengundurkan diri dan tidak diberhentikan; meyakinkan para pekerja bahwa keberangkatan tidak akan merusak perusahaan; membahas dampak keberangkatan pada karyawan lain; menjelaskan bagaimana Anda berencana untuk menangani dampak negatif apa pun; dan menawarkan beberapa panduan tentang berapa lama transisi mungkin berlangsung. Memimpin pada poin-poin ini, alih-alih menyerahkannya ke kantor gosip kantor, mungkin merupakan hal terpenting yang Anda lakukan.
Diskusikan Pengumuman dengan Karyawan
Tanyakan kepada karyawan yang telah mengundurkan diri apa yang ingin mereka umumkan. Pengunduran diri mungkin terjadi karena pensiun, sakit, kesempatan kerja lain, ketidakpuasan dengan perusahaan, perubahan karier atau situasi kehidupan lainnya yang mungkin bersifat pribadi. Jika itu tidak mempengaruhi operasi Anda, tanyakan kepada karyawan kapan mereka ingin pengumuman itu dibuat. Minta mereka untuk hadir jika Anda membuat pengumuman lisan untuk menghindari desas-desus tentang pemisahan menjadi negatif. Menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan dapat mengurangi kemungkinan mereka akan mengecewakan Anda di pasar.
Pilih Waktu Anda
Putuskan kapan Anda ingin membuat pengumuman. Mengumumkan pengunduran diri segera dapat mengurangi peluang karyawan Anda untuk mempertimbangkan kembali dan tinggal bersama Anda, karena berita telah dipublikasikan. Di sisi lain, penundaan dapat menyebabkan pabrik rumor merajalela jika ada yang mengetahui tentang pengunduran diri sebelum diumumkan secara resmi. Selain itu, semakin cepat Anda membuat pengumuman, semakin cepat staf Anda dapat mulai mempersiapkan transisi.
Berkata Lebih Sedikit Lebih Baik
Putuskan apa yang akan Anda katakan dalam pengumuman. Hindari membahas alasan keberangkatan untuk menghindari masalah hukum, kecuali alasannya adalah sesuatu yang tidak kontroversial seperti pensiun. Biarkan manajer Anda tahu bahwa mereka tidak diperbolehkan untuk membahas alasan perpisahan. Meskipun Anda mungkin ingin mengucapkan selamat kepada karyawan yang pergi, hindari memuji karyawan tersebut jika menurut Anda ada kemungkinan tindakan hukum terkait pemisahan tersebut nanti. Jika karyawan tersebut kemudian mengatakan bahwa mereka dipaksa keluar dan Anda ingin membuat perkara yang mereka tidak memenuhi syarat untuk posisi mereka, Anda tidak ingin bukti bahwa Anda secara terbuka menyatakan mereka adalah karyawan yang hebat.
Buat Pengumuman
Kumpulkan karyawan Anda atau kirim email atau memo Anda pada saat Anda merasa yang terbaik, tergantung pada situasi Anda. Jika Anda membuat pengumuman di pagi hari, karyawan mungkin menghabiskan hari itu dengan bertanya-tanya dan berbisik. Jika Anda membuatnya tepat sebelum waktunya untuk pergi, ada lebih sedikit kesempatan untuk gosip karyawan langsung, tetapi lebih sedikit waktu untuk pertanyaan profesional. Umumkan bahwa karyawan Anda telah mengundurkan diri, berikan tanggal perpisahan yang diantisipasi dan berikan informasi tentang bagaimana Anda akan menangani transisi. Beri tahu karyawan Anda bahwa setiap diskusi pribadi mengenai pemisahan karyawan merupakan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan Anda. Jika Anda ingin membuka posisi karyawan ke aplikasi dari kandidat internal, atau ingin membantu merekrut, beri tahu karyawan Anda prosedurnya.
