Ringkasan eksekutif dapat menyertai semua jenis laporan - ini hanyalah konsolidasi dari detail penting jika audiens Anda tidak ingin membaca seluruh laporan itu sendiri. Perbedaannya ada pada detail yang lebih halus. Anda harus menyempurnakan format standar untuk mengakomodasi topik dan audiens Anda. Jika audiens Anda adalah militer, Strategic Marketing Group memperingatkan bahwa Angkatan Laut saja menghasilkan lebih dari 500 juta halaman dokumentasi setahun. Ingatlah ini harus menjadi perhatian utama Anda karena personel mungkin tidak punya banyak waktu untuk dihabiskan di halaman Anda.
Mengatur Informasi Anda
Tantangan pertama Anda adalah mengatur informasi dalam laporan Anda sehingga Anda dapat memasukkan bagian terpenting dalam dokumen yang jauh lebih pendek - ringkasan Anda. Periksalah laporan lengkap dan cungkil informasi yang ingin Anda sertakan dalam ringkasan Anda. Urutan presentasi harus serupa dengan bagaimana informasi muncul dalam laporan itu sendiri. Sertakan judul dalam ringkasan Anda yang cocok atau dapat dengan mudah dihubungkan ke bagian dalam laporan Anda. Jika laporan Anda tidak mengarah pada judul, Anda dapat membuat notasi dalam ringkasan saat Anda menulisnya, memandu pembaca Anda ke tempat dalam laporan yang lebih panjang ia dapat menemukan informasi yang lebih mendalam. Anda tidak ingin memasukkan data spesifik dalam ringkasan Anda tetapi pembaca Anda harus dapat menemukannya jika dia ingin tahu lebih banyak.
Menulis Ringkasan
Tujuan ringkasan adalah untuk menjelaskan secepat mungkin semua informasi mendasar yang diperlukan pembaca Anda untuk membuat keputusan mengenai masalah yang sedang Anda tangani. Struktur ringkasan Anda sehingga informasi yang paling penting muncul di awal. Ini harus mencakup menyebutkan tujuan dan ruang lingkup laporan Anda dan mungkin kesimpulan Anda juga. Anda mungkin tidak ingin membiarkan audiens militer Anda menebak sampai paragraf ringkasan terakhir Anda. Bergantung pada konten laporan, Anda kemudian dapat mengikuti dengan prosedur yang akan diterapkan, riset yang telah Anda lakukan, analisis, opsi, dan keputusan akhir Anda. Buat paragraf Anda singkat, tidak lebih dari tujuh atau delapan kalimat, dan curahkan masing-masing ke bagian laporan Anda. Tetap dalam tiga halaman kecuali Anda merangkum laporan teknis. Dalam hal ini, ringkasan Anda dapat mencapai 10 persen dari halaman laporan Anda, tetapi jika selama ini, dapat diterima untuk menulis dua ringkasan terpisah. Semakin lama seseorang dapat menangani masalah teknis dan ringkasan 3 halaman yang lebih pendek dapat memberikan gambaran umum dari seluruh laporan. Jangan bolak-balik antara waktu lampau, sekarang dan masa depan - ini memperlambat keterbacaan.
Mengatasi Pemirsa Militer
Strategic Marketing Group menyarankan bahwa gaya penulisan standar Angkatan Darat memerlukan pesan yang jelas yang mempromosikan membaca cepat. Jika laporan Anda melibatkan membuat nada kepada siapa pun di cabang angkatan bersenjata mana pun, pertahankan kalimat ringkasan Anda dengan ringkas dan langsung pada intinya. Hindari menyatakan pendapat, seperti, "Saya pikir ini akan berhasil karena X sama dengan Z." Anda dapat menjatuhkan enam kata dengan hanya menyatakan, "X sama dengan Z," kemudian bagikan fakta terpenting Anda dan korelasikan dengan hasil yang Anda harapkan.
Mengambil Tindakan Pencegahan
Pertimbangkan pembaca Anda jika Anda membahas masalah militer. Jika Anda anggota angkatan bersenjata dan Anda menulis surat kepada entitas sipil, pastikan Anda tidak menyertakan informasi apa pun yang rahasia atau yang melanggar keamanan. Jika Anda menulis laporan dan ringkasan Anda ke atasan Anda, keduanya dapat melewati tangan lain sebelum tiba di mejanya, jadi pastikan semua orang yang terlibat diizinkan untuk membaca apa yang Anda tulis.
