Manajemen vendor adalah keterampilan yang dapat diterapkan pada hampir semua jenis bisnis di semua jenis industri.Karena sangat ada di mana-mana, ada sejumlah praktik terbaik yang muncul untuk Anda gunakan untuk mengelola mitra yang menjual barang-barang yang penting bagi bisnis Anda. Mengikuti praktik terbaik ini juga memastikan bahwa hubungan positif yang berkelanjutan dengan vendor tetap terjaga, yang dapat membantu Anda menghemat uang dalam jangka panjang.
Panel Manajemen Vendor
Pastikan bahwa perusahaan Anda mempertahankan kepentingan pribadi pada vendor dengan membuat panel pemangku kepentingan yang akan terpengaruh oleh pemilihan vendor. Anda dapat menggunakan panel untuk mendapatkan pendapat dan informasi tentang kondisi operasi vendor saat ini, apa yang dibutuhkan di masa depan dan jika ada titik nyeri yang perlu diatasi. Buat panel sebelum vendor dipilih dan pertahankan panel selama kontrak vendor. Adakan pertemuan berkala dengan panel untuk memastikan tanggapan mereka diketahui secara konstan.
Persyaratan dan Layanan
Harapan yang ditetapkan di awal hubungan vendor akan menentukan bagaimana Anda diperlakukan saat hubungan berlanjut. Permintaan untuk Proposal, atau RFP, dan Perjanjian Tingkat Layanan, atau SLA, masing-masing akan menetapkan persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh vendor serta mendukung harapan untuk kehidupan hubungan kontrak. Perjanjian dan dokumen ini tidak pernah sepihak dan harus tetap memperhatikan kepentingan kedua belah pihak.
Penilaian Kinerja
Seiring kemitraan dengan vendor Anda berlanjut, lakukan penilaian kinerja berkala dan teratur untuk penggunaan internal. Gunakan panel pemangku kepentingan yang Anda kumpulkan untuk membantu menghasilkan kriteria penilaian kinerja dan nilainya. Skor kinerja ini dapat digunakan di masa mendatang ketika saatnya tiba untuk memulai proses pemilihan vendor lagi untuk persyaratan yang sama atau yang baru yang mungkin telah muncul.
Negosiasi Kontrak
Sebelum menandatangani kontrak dengan vendor, tinjau secara menyeluruh dan dapatkan bantuan pengacara jika perlu. Lihatlah bagian-bagian kecil dari kontrak untuk memastikan bahwa ia memenuhi semua persyaratan dan harapan yang ditetapkan dalam RFP dan SLA. Penting juga untuk memeriksa durasi kontrak. Walaupun mendapatkan sumber daya dari vendor yang sama bisa menyenangkan, menjadi terlalu bergantung pada mereka karena terlalu banyak hal bisa menjadi berbahaya, terutama jika lamanya kontrak untuk jangka waktu yang lama.
