Pengarsipan digit terminal mengelompokkan digit terakhir dalam nomor identifikasi untuk digunakan sebagai pengidentifikasi utama untuk pengarsipan. Nomor Jaminan Sosial yang berakhir pada 0000 akan memiliki empat digit terakhir yang digunakan untuk mengklasifikasikan catatan individu dalam sistem, dan dua kelompok digit lainnya akan menjadi subkelompok di bawah 0000.
Organisasi
Grup angka dicatat pada file dalam urutan terbalik, sehingga nomor identifikasi 555-44-3333 akan memiliki 3333 sebagai grup utamanya, dengan 44 dan 555 berikut untuk menentukan lokasi file dalam kategori 3333. File disusun dalam urutan numerik naik. Organisasi biasanya menggunakan label kode warna pada file digit terminal untuk memudahkan identifikasi.
Keuntungan
File digit terminal baru tidak secara otomatis dikelompokkan di lokasi fisik yang sama, mencegah kemacetan di ruang file. Karena satu-satunya informasi pada file digit terminal adalah angka, sistem memberikan lebih banyak privasi daripada memberi label pada jaket dengan nama.
Pengguna
Pengarsipan digit terminal berfungsi baik di organisasi yang harus menangani puluhan ribu catatan atau lebih. Meskipun pengajuan digit terminal paling sering dikaitkan dengan perawatan kesehatan dan organisasi asuransi, ini juga sering digunakan di lembaga pemerintah dan lembaga keuangan.
