Pengarsipan digit terminal adalah sistem pengarsipan yang berfungsi dengan menggunakan dua angka terakhir pada file untuk mengaturnya. Kemudian mengikuti angka-angka dalam urutan terbalik untuk menentukan file yang dibutuhkan. Akibatnya, sistem pengarsipan numerik ini efisien untuk banyak perusahaan skala besar. Pengarsipan digit terminal memiliki empat keunggulan utama yang membedakannya dari sistem pengarsipan lainnya.
Manajemen Sederhana
Salah satu keuntungan terbesar dari pengajuan digit terminal adalah relatif mudah dikelola. Karena file dipisahkan secara numerik, mudah bagi personel untuk melacak file dalam waktu singkat. Yang harus dilakukan seseorang adalah melacak nomor dalam urutan terbalik hingga file ditemukan.
Perusahaan Skala Besar
Jika sebuah perusahaan perlu menyimpan lebih dari 10.000 file, menggunakan sistem pengarsipan digit terminal sangat ideal. Desain sistem pengarsipan ini sangat cocok untuk mengelola ribuan file dan mengelola organisasi. Sementara sistem lain, seperti pengarsipan alfabet atau kode warna, hanya dapat menangani sejumlah kecil file, pengarsipan digit terminal dapat menangani secara substansial lebih banyak. Akibatnya, bentuk pengarsipan ini sering menjadi pilihan rumah sakit besar.
Mencegah Keramaian
Manfaat tambahan adalah bahwa itu juga mencegah berkerumun di sekitar sistem pengarsipan. Karena pengarsipan digit-terminal menyimpan file secara luas dengan membaginya menjadi 100 bagian, ini menciptakan lebih banyak ruang dan membantu mencegah banyak personil berkerumun di sekitar area yang terkonsentrasi. Pada gilirannya, waktu dihemat dan alur kerja perusahaan dapat berjalan lebih lancar daripada dengan sistem pengarsipan alternatif, seperti yang alfabet.
Nomor Jaminan Sosial
Keuntungan lain adalah bahwa melacak individu melalui nomor Jaminan Sosial sangat ideal untuk pengarsipan digit terminal. Bekerja mundur dari unit terakhir ke unit sekunder ke unit primer membuatnya mudah untuk menemukan file individu. Ini membuat pengajuan digit terminal sempurna untuk lembaga pemerintah.
