Salah satu aspek bisnis yang sering diabaikan namun berharga adalah ucapan pesan suara. Rekaman yang berkesan dan profesional memberikan dampak positif. Buat salam sesuai dengan perusahaan sambil tetap menambahkan gaya dengan beberapa kepribadian yang dilemparkan ke dalam campuran. Rekaman keluar terbaik memiliki jumlah rasa yang tepat tanpa kehilangan sentuhan profesional.
Bahan dasar
Pesan suara bisnis harus memiliki beberapa bahan yang menginformasikan. Sertakan nama orang yang ekstensinya dihubungi, nama perusahaan, dan departemen. Undang penelepon untuk meninggalkan pesan; sering kali si penelepon tidak menyadari bahwa dia telah mencapai pesan suara. Beri tahu klien kapan mereka dapat mengharapkan panggilan balik, dan tawarkan kontak alternatif, jika memungkinkan. Tambahkan situs web atau email perusahaan. Tinggalkan hanya satu kontak tambahan untuk singkatnya, memperingatkan Christopher Null, menulis di PC World. Buat salam singkat dan to-the-point.
No-No
Hindari menggunakan ponsel untuk merekam salam. Garis tanah lebih disukai untuk rekaman ucapan. Kualitas suaranya tidak sebagus ponsel dibandingkan dengan telepon rumah. Salam profesional seharusnya tidak terdengar kacau atau retak. Hindari salam standar. Mereka terdengar otomatis, impersonal, dan dingin. Pastikan tidak ada suara latar yang direkam. Salam telepon yang direkam dengan buruk dapat membuat pelanggan dan pelanggan menjauh. Hindari "um" dan "uhs." Siapkan skrip sebelum merekam sehingga mengalir dengan mudah.
Salam untuk umum
Salam umum digunakan setiap hari untuk panggilan tak terjawab setiap hari saat telepon tidak dijaga. Salam ini biasanya dimainkan untuk orang-orang yang menelepon dari luar perusahaan.
“Anda telah mencapai (perusahaan), di mana (slogan). Ini adalah (nama), panduan Anda ke (departemen). Sayangnya, saya tidak dapat menghubungi telepon sekarang, tetapi tinggalkan saya pesan dengan nama dan nomor telepon Anda, dan saya akan membalas telepon Anda sesegera mungkin. Atau jangan ragu untuk mengirim saya email di (alamat email)."
Ucapan di Luar Kantor
Pesan di luar kantor digunakan ketika seseorang akan pergi dari kantor untuk waktu yang telah ditentukan. Sebagian besar layanan pesan suara memungkinkan salam untuk bermain selama waktu yang ditentukan sehingga tidak ada yang harus ingat untuk mematikan salam di luar kantor.
“Hai, ini (nama) di (departemen). Saya berada di luar kantor sampai (tanggal). Saya akan memeriksa pesan suara saya sepanjang hari, jadi tolong tinggalkan saya pesan dan saya akan membalas telepon Anda sesegera mungkin. Jika Anda memerlukan bantuan tambahan, Anda dapat menghubungi (contact person) di (nomor telepon), atau Anda dapat mengunjungi situs web kami di (URL)."
