Sistem komunikasi yang efektif adalah bagian integral dari bisnis yang sukses. Agar tetap kompetitif dan produktif, perusahaan harus mengembangkan pendekatan yang terorganisir dan efisien untuk berkorespondensi dan berkomunikasi dengan karyawannya sendiri, serta dengan pelanggan, vendor, dan profesional lainnya. Untungnya, komunikasi bisnis telah berkembang dari waktu ke waktu dan mencakup beragam jenis pesan bisnis, mulai dari yang sederhana dan teruji sampai yang canggih secara teknologi.
Pesan Telepon Bisnis
Jika bisnis Anda memiliki lebih dari satu orang, pada akhirnya Anda harus memutuskan cara terbaik untuk merekam dan mendistribusikan pesan telepon yang masuk. Beberapa bisnis mempekerjakan seseorang untuk menyaring panggilan telepon, menuliskan pesan dari penelepon dan mendistribusikannya kepada karyawan yang memang dimaksudkan. Bisnis lain menggunakan sistem pesan suara otomatis tempat penelepon meninggalkan pesan mereka sebagai rekaman suara. Dengan pesan suara, setiap karyawan bertanggung jawab untuk melacak pesannya sendiri. Beberapa bisnis kecil hanya menyiapkan kotak pesan suara untuk departemen terpisah perusahaan, bukan karyawan perorangan.
Memo Kantor
Memorandum (memo) adalah jenis korespondensi yang dapat digunakan karyawan untuk berkomunikasi dalam departemen mereka sendiri atau antara departemen dari perusahaan yang sama. Memo biasanya singkat dan tidak memiliki format formal korespondensi bisnis tertulis eksternal. Namun, memo memang memiliki format dan struktur umum. Setiap format bisnis memo untuk preferensi sendiri, tetapi secara umum, memo menunjukkan penerima, pengirim dan subjek di atas, kadang-kadang dalam huruf tebal. Isi pesan di bawah informasi ini dalam set huruf biasa. Karyawan dapat mengirimkan memo secara langsung atau menggunakan distribusi surat antar kantor perusahaan. Dalam beberapa profesi, seperti bidang hukum dan perawatan kesehatan, orang menggunakan memo untuk mengirim pesan singkat ke profesional lain dan, dalam beberapa kasus, klien. Orang-orang dapat mengirim memo semacam ini melalui surat, email dan faks.
Email Bisnis
Saat ini, banyak bisnis menggunakan korespondensi email sebagai cara untuk berkomunikasi dalam perusahaan serta dengan pelanggan, vendor, dan bisnis lainnya. Jika bisnis memiliki situs web, karyawan dapat memiliki alamat email dengan nama domain perusahaan, seperti "[email protected]." Korespondensi email cenderung kurang formal daripada korespondensi tulisan tangan, sebuah fakta yang memiliki kelebihan dan kekurangan. Banyak bisnis yang memungkinkan karyawan mereka menggunakan alamat email perusahaan merasa berguna untuk menetapkan standar yang seragam untuk email perusahaan. Perusahaan dapat membatasi penggunaan karyawan hanya untuk tujuan bisnis dan secara ketat mengatur jenis lampiran email yang dapat diunduh karyawan. Jika bisnis memiliki perjanjian kerahasiaan dengan karyawannya, perjanjian ini kemungkinan akan meluas ke penggunaan karyawan untuk korespondensi email perusahaan. Suatu bisnis berada dalam haknya untuk mewajibkan seorang karyawan untuk mewakili perusahaan secara positif sambil berkorespondensi dengan alamat email perusahaan. Beberapa bisnis mungkin mengharuskan karyawan yang menggunakan email perusahaan untuk menambahkan tanda tangan email otomatis ke email mereka. Tanda tangan ini dapat mencakup nama lengkap dan judul karyawan di perusahaan, serta nama bisnis, nomor telepon, situs web, dan informasi terkait lainnya.
Korespondensi Bisnis
Korespondensi bisnis profesional memiliki sejarah panjang dan formal. Bisnis sering kali menugaskan desain kop surat di mana semua korespondensi bisnis dicetak. Desain kop surat dapat memasukkan logo perusahaan serta informasi kontak umum, seperti alamat surat, nomor telepon dan faks serta alamat situs web. Beberapa perusahaan menyesuaikan templat kop surat utama untuk individu di dalam perusahaan, menambahkan ekstensi pribadi dan alamat email individu ke informasi kontak. Korespondensi bisnis tertulis memiliki struktur formal. Meskipun format persisnya dapat bervariasi, secara umum, tanggalnya ada di bagian atas surat, dan nama lengkap penerima, jabatan, perusahaan dan alamat surat berada di bawah tanggal. Anda tidak perlu menambahkan baris subjek atau label bidang, seperti "Kepada:" di sebelah nama dan alamat penerima. Korespondensi bisnis tertulis menggunakan salam pembuka, seperti "Dear" di awal, diikuti oleh nama penerima, dan salam penutup di akhir, seperti "Hormat," dengan nama pengirim di bawahnya. Pengirim mungkin ingin menandatangani sendiri surat itu untuk sentuhan pribadi. Jika seseorang selain pengirim surat menulis atau mengetik, pengetik harus memasukkan inisial pengirim, titik dua dan inisial namanya sendiri di bawah tanda tangan. Jika surat yang sama dikirim ke banyak penerima, itu harus ditujukan kepada penerima utama, maka semua penerima lainnya harus dinotasikan di bagian bawah email di sebelah huruf "CC," yang merupakan singkatan dari "salinan karbon."
