Merencanakan upacara peletakan batu pertama dapat relatif mudah atau sangat sulit, tergantung pada waktu tahun, jenis dan jumlah individu yang terlibat, dan kerja sama pers lokal. Berikut adalah beberapa tips untuk merencanakan upacara peletakan batu pertama yang sukses.
Pra-Perencanaan Program Upacara Peletakan Batu Pertama
Tetapkan tanggal dan waktu untuk upacara. Pastikan untuk mengingat ketersediaan perwakilan yang perlu dilibatkan.
Atur program untuk acara tersebut.
Buat daftar semua individu yang akan diundang. Ini mungkin termasuk pejabat kota, kabupaten dan bahkan negara bagian dan federal; kamar dagang lokal dan kelompok pengembangan ekonomi; eksekutif perusahaan atau organisasi yang melakukan peletakan batu pertama; dan pers lokal.
Kembangkan rencana darurat untuk cuaca buruk. Ini dapat mencakup upacara singkat di luar bagi para pejabat untuk menggali sekop tanah pertama dengan sisa upacara yang diadakan di lokasi di dalam atau di area tenda. Jika cuaca melarang upacara di luar, putuskan apakah akan memindahkan upacara ke alternatif tanggal hujan atau menghilangkan upacara penggalian dan menahan segala sesuatu di lokasi di dalam.
Tentukan cara terbaik untuk memperpanjang undangan acara. Jika acara ditutup untuk umum, undang peserta melalui surat, telepon, atau email langsung. Jika terbuka untuk umum, maka undangan juga dapat diposting di koran lokal dan dipublikasikan dalam pengumuman layanan publik di radio dan televisi.
Panggilan untuk mengonfirmasi bahwa tanggal dan waktu upacara adalah sesuai jadwal setiap orang yang ada dalam program. Pastikan setiap orang yang akan diminta untuk berbicara atau melakukan sesuatu untuk acara tersebut memahami peran mereka dalam program dan jumlah waktu mereka untuk berbicara.
Melacak semua RSVP untuk keperluan logistik. Jika pembicara program harus keluar pada saat terakhir, pikirkanlah seorang pembicara alternatif untuk menggantikannya dan buat pengaturan yang diperlukan sesegera mungkin.
Mempersiapkan Upacara
Panggil kamar dagang lokal atau kelompok pengembangan ekonomi untuk memastikan jika mereka memiliki perangkat peletakan batu pertama. Sebagian besar organisasi jenis ini akan memiliki tali atau pita untuk menandai situs serta sekop emas dan hardhats untuk upacara. Mereka biasanya akan memberikan yang gratis untuk anggota grup mereka. Jika hal-hal itu tidak tersedia, maka tentukan bagaimana memperoleh apa yang Anda inginkan atau butuhkan sendiri.
Tetapkan anggaran untuk acara tersebut. Jika tidak ada anggaran yang tersedia, tentukan cara untuk mendapatkan sumbangan yang diperlukan untuk membuat upacara itu dilaksanakan sesuai rencana.
Tentukan dekorasi jika mereka akan dibutuhkan. Ingat baik-baik rencana awal dan darurat. Siapkan mereka setidaknya satu jam sebelum acara dimulai.
Atur minuman dan barang kertas jika ada. Jika tidak, pastikan bahwa, minimum, air segar tersedia untuk pembicara program.
Atur untuk tempat duduk baik alternatif indoor maupun outdoor. Jika tempat duduk tidak layak untuk semua orang karena ukuran audiens atau tempat acara diadakan, atur tempat duduk secara ketat untuk peserta program dan pejabat lainnya. Tentukan apakah akan ada tempat duduk yang ditugaskan. Jika demikian, buat bagan tempat duduk sehingga semua orang yang terlibat dalam upacara tahu di mana peserta program dan pejabat lainnya akan duduk.
Aturlah sebuah tenda jika dibutuhkan. Pastikan sudah habis dan siapkan beberapa jam sebelum acara dijadwalkan dimulai.
Aturlah untuk sistem suara jika diperlukan. Pastikan sudah diatur dan diuji sebelum upacara dimulai.
Atur wadah sampah, jika ada. Pastikan mereka tidak mencolok di tempat sebelum acara dimulai.
Buat kartu nama untuk semua pejabat tinggi yang menghadiri acara tersebut sehingga mereka dapat dengan mudah diidentifikasi. Aturlah seseorang untuk menyambut mereka ketika mereka tiba dan mendudukkan mereka.
Tandai situs penggalian dengan tali atau bendera agar orang tahu secara khusus ke mana harus pergi. Atur jalur setetes kain plastik jika situsnya berlumpur untuk mencegah kerusakan pada sepatu peserta.
Pastikan bahwa semua peserta dalam penggalian memiliki topi yang keras. Ketahuilah bahwa topi semacam itu mungkin diperlukan untuk semua peserta jika upacara berlangsung di area topi keras yang ditentukan.
Melakukan Upacara
Pastikan semua peserta berada di tempat yang ditugaskan sebelum upacara dimulai. Pastikan mereka memahami parameter mereka dan jumlah waktu mereka harus berbicara.
Panggil peserta untuk memesan sebelum upacara dimulai. Selamat datang semua orang di upacara dan kenalkan pembicara pertama ketika saatnya untuk memulai. Uraikan semua persyaratan logistik seperti situs penyegaran atau lokasi toilet.
Ambil gambar acara sesuai kebutuhan. Pilihan lain adalah mengatur untuk mendapatkan salinan foto yang diambil oleh pers.
Pertahankan alur program dari awal hingga akhir. Jika perlu, masuklah dan secara terbuka bicara untuk menjaga program tetap pada jalurnya atau untuk menutupi peserta yang hilang.
Jaga kebersihan setelah acara selesai. Pastikan semua sampah diambil dan situs dikembalikan ke kondisi sebelum acara dimulai.
Item yang Anda butuhkan
-
Daftar perwakilan pers lokal
-
Daftar perwakilan kota, kabupaten, negara bagian dan federal
-
Undangan
-
Tali untuk menandai situs
-
Sekop
-
Hardhats untuk peserta
-
Kamera
-
Dekorasi
-
Minuman
-
Situs menandai peralatan
-
Tanda nama
-
Meja dan kursi
-
Podium dengan sistem suara
-
Tenda
Kiat
-
"Tempat" sesuai dengan situs terobosan. Satu-satunya waktu yang mungkin berubah adalah karena ukuran pemirsa atau kondisi cuaca. Mungkin mustahil untuk membuat semua orang diinginkan di tempat yang tepat pada waktu yang tepat, jadi potretlah untuk kencan dan waktu yang memenuhi jadwal mereka yang terlibat. Upacara peletakan batu pertama biasanya termasuk penggalian seremonial dari sekop tanah pertama. Mereka juga dapat mencakup pernyataan dari walikota atau pejabat kota, negara bagian atau federal lainnya, Kamar Dagang atau pemimpin lembaga pengembangan ekonomi, dan pejabat dari bisnis atau organisasi yang memegang peletakan batu pertama. Dalam kebanyakan kasus, yang terbaik adalah mencoba bekerja tanpa sistem alamat publik karena kerumitan dan biaya yang terlibat dalam pengaturannya. Buat penyegaran tetap sederhana, seperti kue dan punch. Sebagian besar orang yang terlibat dalam acara memiliki jadwal ketat dan tidak punya waktu untuk prasmanan atau makan malam yang diperpanjang. Pastikan mereka sudah ada setidaknya satu jam sebelum acara dimulai. Gunakan kartu nama hanya jika dibutuhkan. Topi keras sering dapat dipinjam dari industri lokal jika dana tidak tersedia untuk pembelian. Selalu siap untuk melangkah dan melakukan apa pun yang diperlukan untuk memastikan hasil yang sukses. Berterima kasih kepada para peserta yang datang baik secara lisan atau melalui komunikasi tertulis.
Peringatan
Tidak pernah ada publik di dalam wilayah topi keras tanpa mengikuti protokol yang tepat sebagaimana ditetapkan oleh pemerintah kota, negara bagian, dan federal.
