Menelusuri arus kas, penagihan, dan jalur kredit semuanya terkait dengan pembukuan. Pemegang buku harus menyelesaikan perbedaan yang terjadi dalam akun perusahaan dan memfasilitasi komunikasi terkait keuangan antara anggota staf lainnya untuk memastikan bahwa informasi disalurkan sepenuhnya dan akurat ke dalam buku besar perusahaan. Meskipun ada beberapa keuntungan yang jelas untuk pembukuan, praktik ini memiliki kelemahan yang dapat mempengaruhi efisiensi dan profitabilitas perusahaan.
Kewajiban hukum
Salah satu keuntungan dari pembukuan adalah Anda memenuhi kewajiban hukum untuk mengelola laporan keuangan untuk perusahaan Anda. Bisnis tidak diizinkan secara hukum untuk beroperasi "di bawah meja," untuk berbicara. Anda harus melacak dan mendokumentasikan pendapatan dan pengeluaran untuk membayar pajak yang sesuai setiap tahun. Tidak memelihara buku perusahaan dapat mengakibatkan hukuman pemerintah jika Anda diaudit dan diminta untuk memberikan bukti transaksi bisnis perusahaan Anda.
Akuntabilitas dan Transparansi
Keuntungan lain dari pembukuan adalah akuntabilitas dan transparansi. Pembukuan menciptakan akuntabilitas dengan pelanggan, karena Anda dapat melihat transaksi sebelumnya untuk memverifikasi harga atau pembayaran yang dilakukan. Ini juga menciptakan akuntabilitas di antara mitra bisnis, karena mitra yang berwenang dapat mengakses buku-buku perusahaan untuk meninjau pendapatan dan pengeluaran, atau untuk memindai sinyal bahwa uang sedang digunakan atau dilaporkan secara tidak tepat. Pembukuan menciptakan transparansi yang lebih besar; perusahaan dapat membuka buku mereka untuk calon investor yang tertarik dengan dokumentasi kesehatan keuangan bisnis.
Data
Pembukuan menciptakan data keras yang dapat digunakan pemilik bisnis untuk membuat keputusan yang tepat tentang perluasan, pemangkasan biaya atau pengambilan jalur kredit tambahan. Daripada membuat opini subyektif yang digeneralisasi tentang apakah perusahaan “baik-baik saja” atau “melambat,” pihak-pihak yang relevan dapat menunjukkan tren naik atau turun menggunakan contoh bottom-line dan pelacakan laba. Data dari pembukuan dapat digunakan untuk membenarkan penutupan lokasi toko, mempekerjakan karyawan tambahan atau memperluas untuk memasukkan produk tambahan.
Waktu
Salah satu kelemahan terkait pembukuan adalah waktu. Mengumpulkan catatan keuangan, meneliti perbedaan buku besar dan melacak kesalahan bisa memakan waktu berjam-jam, bahkan dengan perangkat lunak komputer otomatis. Diperlukan waktu untuk mengelola pembukuan dengan menambahkan informasi baru, dan juga membutuhkan waktu untuk menganalisis catatan pembukuan secara efektif untuk membuat keputusan keuangan.
Biaya
Biaya adalah kerugian lain terkait pembukuan. Menyewa layanan pembukuan eksternal bisa mahal untuk perusahaan yang lebih kecil, meskipun mungkin lebih murah daripada menyewa pembukuan penuh waktu yang ditunjuk. Membeli perangkat lunak pembukuan untuk perusahaan Anda juga bisa mahal, terutama karena ini perlu diperbarui dan diganti ketika versi yang lebih baru tersedia.
Ketidakakuratan
Kerugian lain dari pembukuan berkaitan dengan ketidakakuratan. Ketidakakuratan yang tidak disengaja masih dapat mengakibatkan hilangnya waktu dan uang karena harus diidentifikasi dan diperbaiki. Ketidakakuratan yang disengaja dari karyawan yang tidak dapat dipercaya atau mitra bisnis dapat mengakibatkan “buku yang dimasak” yang dapat dipandang sebagai penipuan bisnis atau penggelapan pajak oleh pemerintah. Menyewa auditor untuk meninjau catatan pembukuan Anda dapat membantu mengidentifikasi masalah ini.
