Terlepas dari menjamurnya Internet, bisnis dan individu masih bergantung pada mesin faks untuk mentransmisikan dokumen tulisan tangan, ditandatangani, dan non-elektronik dari satu lokasi ke lokasi lain. Faks dapat dikirim dari mana saja secara virtual, melalui Internet atau menggunakan mesin faks tradisional. Untuk menerima faks, Anda harus memiliki nomor faks khusus.
Tentukan jenis faks apa yang cocok untuk Anda
Berkat sejumlah besar layanan faks Internet, penerimaan faks kini termasuk dalam salah satu dari tiga metode utama: menerima pada mesin faks fisik, menerima melalui Internet atau menerima pesan suara. Jika Anda berencana menerima faks melalui voicemail yang ada, Anda tidak perlu nomor faks terpisah karena voicemail Anda akan secara otomatis mendeteksi panggilan faks yang masuk.
Putuskan apakah faks online cocok untuk Anda. Faksimile daring memiliki keunggulan berbeda dibandingkan mesin faks fisik: Anda dapat menerima faks Anda kapan saja dan dari mana saja di dunia. Selain itu, banyak layanan faks online menyediakan penyimpanan yang memungkinkan Anda menyimpan faks yang Anda terima tersimpan dengan rapi. Tidak seperti mesin faks, Anda biasanya tidak dapat mengirim faks dari layanan online tanpa terlebih dahulu mengonversi dokumen ke gambar di komputer Anda. Jika Anda tidak perlu sering mengirim faks dan ingin menerimanya secara elektronik, silakan lanjutkan ke Bagian Dua untuk langkah-langkah untuk menerima nomor faks online.
Putuskan apakah mesin faks cocok untuk Anda. Memiliki mesin faks fisik di rumah atau kantor Anda bisa menjadi sangat nyaman, terutama jika Anda sering mengirim faks. Mesin faks fisik Anda dapat mencetak faks masuk sehingga Anda memiliki salinan fisik dari apa yang telah Anda terima, menjadikannya ideal untuk penyimpanan catatan dan dokumen penting. Tidak seperti layanan online, mesin faks mungkin memerlukan perawatan berkala dan pengisian ulang tinta atau toner secara berkala. Jika Anda memiliki mesin faks fisik dan memerlukan saluran faks baru, silakan lanjutkan ke Bagian Tiga untuk langkah-langkah menerima nomor faks untuk mesin faks fisik Anda.
Layanan faks online
Tentukan jenis layanan faks online apa yang tepat untuk Anda. Menerima faks online sekarang lebih mudah dari sebelumnya, dengan beragam layanan faks online bersaing untuk bisnis. Sementara banyak layanan mengenakan sedikit biaya untuk mempertahankan nomor faks untuk jangka waktu tertentu, banyak layanan berdasarkan permintaan memungkinkan penggunaan nomor dan penerimaan faks tanpa batas secara gratis. Jika Anda hanya ingin menerima beberapa faks dalam waktu singkat, layanan faks gratis akan baik-baik saja, meskipun nomor faks baru Anda mungkin terdapat dalam kode area yang berbeda dari telepon suara Anda. Jika Anda ingin mempertahankan saluran faks online jangka panjang profesional dan profesional dengan nomor lokal, Anda mungkin ingin mengejar layanan berbayar untuk memastikan stabilitas.
Dapatkan nomor faks gratis. Jika Anda memutuskan untuk mendaftar untuk nomor faks gratis, layanan ini tersedia dari berbagai penyedia seperti FaxDigits.com. Untuk mendaftar akun gratis, cukup kunjungi www.FaxDigits.com dan klik "Mendaftar untuk Layanan Gratis." Setelah menyelesaikan beberapa informasi dasar seperti nama dan alamat Anda, layanan akan mengirimkan nomor baru Anda secara langsung ke kotak email Anda.
Dapatkan nomor faks berbayar. Untuk solusi jangka panjang, layanan faks online berbayar seperti eFax sangat populer dan stabil. Untuk memperoleh nomor berbayar, cukup kunjungi www.EFax.com, klik "Nomor Faks," masukkan kode ZIP Anda dan klik "Pergi." Jika Anda berada di area metropolitan besar, situs web akan meminta Anda untuk memilih kode area Anda; jika tidak, Anda akan dimintai informasi pengidentifikasi dasar. Setelah menyelesaikan informasi ini (dan, tentu saja, memberikan nomor kartu kredit penagihan Anda), sistem akan mengirimkan nomor faks lokal Anda yang baru ke kotak email Anda.
Untuk mesin faks fisik
Untuk mengirim dan menerima faks, mesin faks Anda harus terhubung ke jaringan telepon umum (PSTN). Untuk mendapatkan konektivitas ini, dan nomor faks Anda, Anda harus memiliki saluran yang dipasang oleh penyedia layanan telepon lokal Anda.
Hubungi perusahaan telepon Anda. Perusahaan telepon lokal yang berbeda memiliki metode berbeda untuk menghubungi mereka. Di banyak tempat, perusahaan dapat dengan cepat dan mudah dijangkau hanya dengan menekan "6-1-1" dari telepon rumah Anda. Perusahaan lain, seperti EMBARQ dan VoIP menyediakan Vonage, memerlukan panggilan nomor bebas pulsa untuk mencapai kantor bisnis mereka. Jika menelepon 611 dari telepon Anda tidak menghubungkan Anda dengan kantor bisnis perusahaan telepon lokal Anda, Anda dapat menemukan nomor itu di buku telepon lokal Anda.
Minta layanan baru. Ketika Anda mencapai perwakilan dengan perusahaan telepon lokal Anda, Anda akan ingin meminta saluran telepon baru untuk mesin faks Anda. Jika akun Anda dengan penyedia telepon adalah akun bisnis, Anda mungkin diminta untuk memberikan beberapa informasi akun untuk memverifikasi bahwa Anda berwenang untuk melakukan pemesanan atas nama perusahaan Anda. Jika Anda memasang saluran faks di rumah Anda, Anda mungkin akan ditanyai beberapa pertanyaan verifikasi pribadi untuk memastikan Anda benar-benar seperti yang Anda katakan. Meskipun proses ini mungkin tampak membuat frustrasi, ingatlah bahwa para perwakilan ini ada di sebuah pusat panggilan, kadang-kadang ratusan mil jauhnya, dan secara fisik tidak dapat melihat Anda atau tahu siapa Anda.
Minta layanan faks saja. Setelah perwakilan perusahaan telepon memverifikasi identitas Anda, ia dapat mencoba untuk merekomendasikan fitur tambahan untuk saluran baru Anda. Banyak perwakilan perusahaan telepon memiliki kuota penjualan dan akan berulang kali mencoba "meningkatkan" layanan pada saluran faks baru Anda. Karena sebagian besar layanan ini tidak dikenali oleh mesin faks Anda dan dapat, pada kenyataannya, mengganggu transmisi faks Anda, pastikan perwakilan tahu bahwa Anda akan menggunakan saluran untuk mesin faks dan tidak memerlukan layanan tambahan apa pun.
Terima nomor faks Anda. Setelah perwakilan mengambil pesanan Anda, dia akan memberi Anda nomor faks baru yang kemudian dapat Anda tambahkan ke kartu bisnis, materi pemasaran atau dokumen lainnya. Karena perusahaan telepon harus secara fisik menyambungkan saluran, mungkin diperlukan beberapa hari sebelum layanan Anda sepenuhnya diaktifkan dan siap digunakan.
Kiat
-
Menerima faks Anda pada mesin faks fisik memiliki kelebihan dan kekurangan bila dibandingkan dengan menerima faks secara online. Sementara menghubungkan mesin faks fisik ke jaringan telepon memastikan Anda akan menerima faks Anda melalui saluran faks jangka panjang yang sudah mapan dan dapat mengirim faks melalui saluran yang sama, itu juga berarti bahwa Anda tidak dapat mengambil faks Anda secara online jika, misalnya, Anda jauh dari rumah atau kantor Anda. Layanan faks online juga memungkinkan Anda menyimpan faks yang diterima dengan rapi tanpa khawatir tentang salinan fisik. Sebelum berlangganan layanan faks, Anda harus hati-hati mengevaluasi opsi faks mana yang tepat untuk Anda. Beberapa orang bahkan memilih untuk memiliki mesin faks fisik dan layanan online.
