Sebagai pemilik bisnis, Anda bertanggung jawab untuk melacak keuangan Anda dan membayar pajak tepat waktu. Bergantung pada preferensi Anda, Anda dapat melakukan akuntansi sendiri, menyewa seorang profesional atau menunjuk seseorang di organisasi Anda untuk menangani pekerjaan ini. Apa pun pilihan yang Anda pilih, luangkan waktu untuk membiasakan diri dengan berbagai sistem akuntansi di luar sana. Pastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang perbedaan antara sistem entri tunggal dan sistem entri ganda selain program perangkat lunak akuntansi manual dan terkomputerisasi.
Apa itu Sistem Akuntansi?
Ada berbagai jenis sistem akuntansi, dan masing-masing memiliki fitur berbeda. Namun, mereka semua memiliki tujuan yang sama: untuk mengelola kegiatan keuangan suatu bisnis, seperti pendapatan, pengeluaran, dan kewajibannya. Di era digital ini, sebagian besar akuntan menggunakan sistem canggih yang menampilkan pengingat pembayaran yang terlambat, kemampuan pelaporan yang canggih, cadangan data otomatis, layanan berbasis cloud, dan lainnya.
Tanpa sistem akuntansi yang berlaku, Anda akan kesulitan untuk menyiapkan buku Anda untuk pelaporan bulanan dan tahunan, melacak pengeluaran harian Anda dan menilai kinerja keuangan perusahaan Anda. Perhitungan manual sudah usang dan rentan terhadap kesalahan manusia. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi, di sisi lain, akurat dan membuat semuanya jauh lebih mudah. Anda atau tim Anda akan menghemat waktu dan uang sambil mencegah kesalahan mahal.
Program-program ini dapat menangani semua jenis informasi akuntansi dan menghasilkan laporan terperinci. Anda dapat menggunakannya untuk menghitung upah yang dibayarkan dan dibayarkan kepada karyawan, mencatat transaksi, memeriksa rasio perputaran kredit dan memproses data yang terkait dengan penjualan, penggajian, inventaris, dan aspek-aspek penting lainnya dari bisnis Anda. Beberapa sistem akuntansi dirancang untuk usaha kecil dan pekerja lepas, sementara yang lain menarik bagi perusahaan besar, lembaga pemerintah atau industri tertentu.
Jenis Perangkat Lunak Akuntansi
Memilih sistem akuntansi tergantung pada anggaran, preferensi, dan ukuran bisnis Anda. Empat jenis utama sistem perangkat lunak keuangan meliputi:
- Sistem entri tunggal
- Sistem entri ganda
- Sistem akuntansi manual
- Sistem akuntansi terkomputerisasi
Ini lebih lanjut dapat dipecah menjadi beberapa kategori lain, seperti perangkat lunak cloud accounting, perangkat lunak akuntansi kustom, perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan, perangkat lunak komersial dan banyak lagi. Program terbaru memiliki kapabilitas otomasi pemasaran dan penjualan, penjadwalan faktur tak terbatas, modul penggajian, dan fitur canggih lainnya. Aplikasi mereka dalam akuntansi melampaui pelacakan operasi keuangan Anda sehari-hari.
Sistem entri tunggal adalah pilihan paling dasar. Seperti namanya, mereka mencatat setiap transaksi dengan satu entri di jurnal akuntansi. Metode ini mudah digunakan dan tidak memerlukan pelatihan akuntansi. Ini menarik bagi perusahaan kecil dengan volume aktivitas yang rendah. Kelemahannya adalah bahwa ia rentan terhadap kesalahan dan tidak melacak piutang, hutang, kewajiban, dan lainnya.
Sebagian besar jenis sistem perangkat lunak keuangan saat ini, termasuk yang dirancang untuk perusahaan kecil, menggunakan pembukuan entri ganda. Ini berarti bahwa setiap transaksi akan melibatkan setidaknya dua akun, yang memungkinkan pelaporan yang lebih akurat dan deteksi kesalahan tepat waktu.
Manual vs. Sistem Akuntansi Terkomputerisasi
Kedua jenis sistem akuntansi didasarkan pada prinsip yang sama. Akuntansi manual, bagaimanapun, memakan waktu dan melibatkan lebih banyak dokumen. Mereka yang menggunakannya perlu menyiapkan laporan laporan keuangan, menghitung saldo percobaan, mencatat transaksi dalam register fisik dan sebagainya. Karena semuanya dilakukan secara manual, ada risiko kesalahan manusia yang lebih tinggi.
Sistem yang terkomputerisasi, di sisi lain, mencatat transaksi keuangan secara elektronik dan dapat merampingkan operasi Anda. Pengguna dapat memilih untuk melihat data dalam berbagai format, menyimpannya di cloud dan mengaksesnya saat bepergian. Contohnya termasuk FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero dan ActivityHD.
Bergantung pada ceruk pasar Anda, Anda juga dapat memilih sistem akuntansi khusus industri, seperti Sage 300 Construction dan Real Estate, Abila MIP Fund Accounting atau Sage Fixed Asset. Banyak program yang dirancang khusus untuk fasilitas perawatan kesehatan, perusahaan manufaktur, organisasi nirlaba dan jenis organisasi lainnya.
