Memulai dan menumbuhkan bisnis bisa menjadi rumit, terutama karena setiap pemimpin memilih pendekatannya sendiri untuk mengelola dan berinteraksi dengan karyawan. Dua teori komunikasi utama telah dianut sebagai bagian penting dari struktur organisasi. Salah satunya adalah teori hubungan manusia, yang menjadi populer sekitar tahun 1920-an selama Revolusi Industri. Teori ini menyatakan bahwa orang ingin menjadi bagian dari tim pendukung. Teori klasik, di sisi lain, mengambil pendekatan yang lebih berbasis tugas untuk mengelola orang dan bisnis. Meskipun teori manajemen klasik telah ditolak oleh beberapa orang sebagai ketinggalan zaman dan kurang efektif, beberapa variasi pada teori membuatnya lebih layak untuk jenis organisasi tertentu.
Model Komunikasi Klasik
Versi asli dari pendekatan klasik diperkenalkan pada tahun 1900 ketika manajer membutuhkan cara untuk menjalankan jalur perakitan secara efisien. Itu masuk akal pada saat itu karena efisiensi adalah prioritas utama bagi bisnis. Model klasik, juga dikenal sebagai teori manajemen ilmiah, melihat semua variabel yang terlibat dalam menyelesaikan tugas tertentu dan menemukan metode terbaik yang mungkin.
Masalah awal dengan model komunikasi klasik adalah banyak yang merasa memprioritaskan metode kerja jalur perakitan yang bukan budaya kerja terbaik untuk dibuat di setiap jenis bisnis. Hal ini terutama berlaku di abad ke-21, ketika startup dan perusahaan teknologi besar berusaha untuk menciptakan budaya yang melibatkan karyawan mereka daripada mengkhawatirkan secara khusus tentang merampingkan operasi. Namun, beberapa penulis telah mengusulkan tikungan pada metode klasik yang bekerja dengan baik dengan beberapa struktur organisasi.
Empat Prinsip Dasar Teori Klasik
Sebelum Anda dapat mempertimbangkan pendekatan klasik untuk komunikasi organisasi Anda, penting untuk mengetahui apa yang diperlukan. Ada empat prinsip dasar yang membentuk landasan teori klasik.
- Prosedur Operasional Standar - Manajemen harus mengembangkan prosedur operasi standar untuk setiap peran dalam organisasi.
- Seleksi Karyawan - Selama proses perekrutan, manajer perekrutan harus berusaha keras untuk menemukan pasangan yang cocok untuk setiap posisi berdasarkan keterampilan dan kemampuan kandidat.
- Lingkungan Bebas-Gangguan - Untuk memastikan para pekerja seproduktif mungkin, manajer harus berupaya meminimalkan gangguan di tempat kerja.
- Insentif Pekerja - Untuk memastikan produktivitas, manajer harus menawarkan kenaikan upah rutin.
Fokus teori klasik adalah pada proses, bukan pada manusia. Meskipun orang-orang adalah bagian penting dari menyelesaikan pekerjaan, para manajer lebih memikirkan cara membangun lebih banyak perangkap tikus daripada memelihara para pekerja yang menyatukan perangkap tikus itu. Karyawan hanyalah sarana untuk mencapai tujuan dalam skenario ini. Karena alasan itu, pendekatan klasik biasanya lebih cocok untuk lingkungan di mana karyawan melakukan tugas yang berulang, seperti pada jalur perakitan atau di ruang surat.
Pendekatan Klasik dan Birokrasi
Pada akhir 1800-an, sosiolog Jerman Max Weber membuat pengamatan penting tentang birokrasi yang ditemukan dalam cara organisasi dibentuk. Dia adalah orang pertama yang dikenal menggunakan istilah "birokrasi," dengan teorinya dikenal sebagai teori manajemen birokrasi dan teori Max Weber. Teorinya adalah bahwa birokrasi adalah cara terbaik untuk struktur organisasi karena menciptakan lingkungan di mana semua karyawan diperlakukan sama dengan pembagian kerja secara merata di antara semua orang.
Weber menggambarkan tiga jenis kekuatan yang ditemukan dalam organisasi. Itu adalah kekuatan tradisional, kekuatan karismatik, dan kekuatan hukum, dengan kekuatan hukum menjadi birokrasi. Agar manajemen birokrasi menjadi sukses, Weber percaya semua kegiatan reguler perlu dianggap sebagai resmi, manajemen harus memiliki wewenang untuk membuat dan menegakkan aturan dan aturan harus mudah dihormati dalam pengaturan organisasi yang didirikan.
Teori Fayol tentang Mengelola Orang
Teori Henri Fayol tidak berbeda dengan pendekatan Weber. Teorinya, yang mencakup 14 prinsip, berfokus pada pengelolaan orang secara efektif. Dari 14 prinsip tersebut muncul lima cara manajemen harus berinteraksi dengan karyawan.
- Perencanaan - Agar paling efektif, Fayol percaya manajemen harus menjadwalkan setiap bagian dari proses bisnis.
- Pengorganisasian - Bagian penting dari produksi yang efisien adalah memiliki semua bahan dan sumber daya di tempat saat diperlukan.
- Perintah - Manajemen yang efektif berarti mampu mengarahkan aktivitas karyawan.
- Koordinasi - Kerja sama karyawan dan kerja tim penting untuk keberhasilan, dan manajer yang baik memfasilitasi itu.
- Mengontrol - Tidak peduli seberapa memerintah seorang penyelia, dia hanya berhasil jika karyawan benar-benar mengikuti perintahnya.
Pendekatan Ilmiah Taylor
Ahli teori lain dengan pendekatannya sendiri terhadap teori klasik adalah Frederick Winslow Taylor. Taylor dan rekan-rekannya dianggap sebagai tim pertama yang mengambil pendekatan ilmiah untuk mempelajari proses kerja. Sebagai bagian dari penelitian mereka, mereka mengamati dengan seksama bagaimana pekerjaan dilakukan dan bagaimana metode-metode tersebut secara langsung mempengaruhi tingkat produktivitas individu. Keyakinannya adalah bahwa mengoptimalkan bagaimana tugas dilakukan lebih penting daripada mendorong karyawan untuk bekerja lebih keras.
Hasil penelitian Taylor adalah "Prinsip-prinsip Manajemen Ilmiah," yang diterbitkan pada tahun 1909. Publikasi Taylor menyarankan agar organisasi mengoptimalkan dan menyederhanakan pekerjaan, yang pada dasarnya akan meningkatkan produktivitas. Sarannya bahwa manajer dan pekerja perlu berkolaborasi adalah revolusioner untuk masanya karena sebelum publikasi, pekerjaan belum dilakukan seperti itu. Manajer pabrik dipisahkan dari pekerjanya, dengan karyawan dibiarkan dengan serangkaian prosedur yang mereka lakukan setiap hari ketika mereka menghasilkan produk kerja mereka. Insentif utama bagi pekerja untuk melakukan pekerjaan dengan baik adalah tidak dipecat. Saran Taylor termasuk memberi penghargaan kepada karyawan untuk kerja keras melalui "upah satu hari kerja yang adil untuk pekerjaan yang adil," yang melibatkan pemberian penghargaan kepada karyawan yang lebih produktif dengan upah lebih tinggi daripada mereka yang gagal.
Pendekatan Klasik dalam Bisnis Saat Ini
Meskipun ada banyak pendekatan komunikasi yang berbeda dalam suatu organisasi, metode klasik bisa menjadi awal yang baik ketika Anda menyiapkan struktur bisnis Anda. Bahkan jika Anda lebih memilih strategi hubungan manusia, Anda dapat menerapkan prinsip-prinsip pendekatan klasik, khususnya pandangan Taylor yang lebih modern. Taylor percaya bisnis dapat melihat hasil yang lebih baik jika mereka bekerja bersama dalam hal-hal, dengan majikan menghargai karyawan yang berkinerja lebih baik. Struktur ini terlihat di banyak bisnis saat ini, baik itu startup baru atau perusahaan besar.
Unsur pendekatan klasik yang paling menguntungkan Anda adalah struktur hierarki yang dapat Anda gunakan untuk memastikan proses Anda efisien. Bahkan jika Anda membina komunikasi di antara anggota tim Anda, Anda dapat melihat secara ilmiah proses Anda dan menghilangkan hal-hal yang menghambat tim Anda. Mereka akan dapat bekerja lebih pintar, bukan lebih keras, yang akan menghemat energi berharga yang dapat mereka berikan untuk tugas-tugas kerja lainnya. Banyak orang saat ini menyebut pendekatan ini "lean manufacturing."
Teknik Manajemen Hubungan Manusia
Item lain dalam daftar teori komunikasi organisasi adalah pendekatan hubungan manusia, yang sangat kontras dengan pendekatan klasik. Namun, karena pendekatan hubungan manusia dianggap lebih modern oleh banyak ahli, Anda dapat menggabungkan elemen-elemen dari teori hubungan manusia dengan strategi komunikasi klasik Anda.
Teori manajemen sumber daya manusia menyatakan bahwa pekerja ingin merasa senang dengan pekerjaan yang mereka lakukan setiap hari. Mereka ingin melihat di mana mereka masuk ke dalam skema hal yang lebih besar dan merasa seolah-olah mereka adalah bagian dari tim. Ini lebih merupakan pendekatan kolaboratif antara manajemen dan karyawan mereka daripada pengawas mengeluarkan perintah dan memastikan mereka mengikuti. Meskipun ada unsur-unsur pendekatan klasik yang dapat melengkapi strategi ini, teori manajemen sumber daya manusia menempatkan manusia sebagai yang utama, mengutamakan moral dan aspirasi karier mereka di atas pekerjaan itu sendiri.
