Pendekatan sistem untuk komunikasi organisasi menganggap komunikasi sebagai elemen fundamental dari seluruh bisnis - luar dan dalam. Daripada memisahkan proses komunikasi menjadi silo, komunikasi dikelola pada tingkat sistem untuk memastikan bahwa pesan konsisten dan selaras. Ini adalah filosofi penting bagi organisasi yang ingin memastikan bahwa audiens mereka menerima pesan yang sama, pada waktu yang tepat dan melalui saluran komunikasi yang sesuai. Beberapa konsep kunci dari pendekatan sistem termasuk saling ketergantungan tujuan dan atributnya, holisme, pencarian tujuan dan input / output.
Saling ketergantungan
Pendekatan sistem untuk komunikasi mengakui bahwa banyak bentuk komunikasi organisasi yang ada baik di dalam maupun di luar organisasi saling terkait dan, akibatnya, saling tergantung. Misalnya, komunikasi dari CEO pada pertemuan perusahaan dapat menghasilkan item dalam buletin organisasi, posting di intranet perusahaan dan bahkan mungkin wawancara oleh media lokal. Menyadari saling ketergantungan ini, organisasi dapat merencanakan dan menyusun komunikasi mereka dengan lebih baik untuk mempertimbangkan semua saluran potensial. Jadi, misalnya, perusahaan mungkin ingin menjadwalkan komunikasinya untuk berkomunikasi terlebih dahulu dengan audiens internal, kemudian dengan audiens pelanggan utama dan akhirnya dengan audiens konsumen secara umum. Pengaturan waktu dan distribusi pesan yang cermat akan memastikan bahwa audiens yang tepat menerima pesan yang tepat pada waktu yang tepat.
Holisme
Holisme adalah sebuah pendekatan yang melihat jumlah dari berbagai kegiatan secara total, daripada kontribusi individu dari elemen-elemen individual pendekatan itu. Ini cukup umum di dunia periklanan di mana pemasar mengakui bahwa pesan yang dikirim melalui berbagai saluran memiliki dampak multiplikasi yang lebih besar daripada jumlah bagian. Hal yang sama berlaku karena organisasi mempertimbangkan pendekatan sistem untuk komunikasi perusahaan mereka. Satu pesan yang dikirim melalui beberapa saluran akan memiliki dampak yang lebih besar dari jumlah masing-masing dampak pesan tersebut.
Mencari Sasaran
Pendekatan sistem untuk komunikasi mengakui bahwa ada beberapa hasil yang diinginkan dan dimaksudkan yang akan menghasilkan keberhasilan komunikasi. Tujuan komunikasi organisasi harus ditargetkan ke arah hasil yang diinginkan yang dapat mencakup hal-hal seperti meningkatkan keterlibatan karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kesadaran inisiatif organisasi tertentu, dan sejenisnya. Ketika audiens komunikasi diidentifikasi, pesan dibuat dan saluran dipilih, tujuan mendorong perumusan strategi yang pada akhirnya dimaksudkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, misalnya, perusahaan mungkin ingin meningkatkan preferensi untuk layanannya dibandingkan dengan pesaing, menutup celah antara preferensi ini dengan jumlah tertentu. Kegiatan komunikasi akan dirancang untuk menutup kesenjangan dan pengukuran di masa depan akan menunjukkan apakah hasilnya tercapai.
Masukan dan keluaran
Yang penting, sistem yang efektif terbuka, tidak tertutup. Pendekatan sistem untuk komunikasi organisasi mengakui bahwa komunikasi akan melibatkan input dan output. Organisasi yang berkomunikasi secara efektif mengenali bahwa mereka tidak hanya mengirim pesan ke audiens utama, tetapi juga harus siap menerima pesan. Masukan yang diterima dari berbagai audiens dapat digunakan untuk memberikan arahan bagi kegiatan di masa depan dan dapat berfungsi sebagai indikasi seberapa efektif tujuan tercapai. Saluran media sosial saat ini menyediakan berbagai peluang untuk jenis komunikasi dua arah ini.
