Hampir setiap perusahaan, baik bisnis nirlaba atau organisasi amal nirlaba, diatur oleh dewan direksi. Dewan dapat berkisar dari sangat kecil, dengan hanya beberapa anggota, hingga kelompok yang lebih besar yang jumlahnya puluhan. Sebagian besar anggota yang bukan pejabat perusahaan masing-masing memiliki peran, tanggung jawab, dan hak istimewa yang sama. Namun, dalam beberapa kasus, dewan memiliki anggota ex officio, dan sering muncul pertanyaan tentang status orang-orang ini.
Definisi
Seorang anggota dewan ex officio adalah seseorang yang menjadi anggota dewan bukan melalui proses pemilihan biasa tetapi berdasarkan posisi lain yang ia pegang. Komite dewan juga dapat memiliki anggota ex officio.
Contohnya
Direktur eksekutif organisasi nirlaba dapat menjadi anggota dewan ex officio, yang berarti bahwa ia secara otomatis menjadi anggota dewan tanpa dipilih. Dalam lingkungan bisnis, seorang CEO dapat ditunjuk sebagai anggota ex officio dari dewan direksi perusahaan. Ketua dewan atau ketua biasanya adalah anggota ex officio dari semua komite dewan, dan bendahara dapat menjadi anggota ex officio dari komite keuangan dewan.
Penunjukan
Penentuan siapa yang merupakan anggota dewan ex officio didasarkan pada peraturan organisasi. Korporasi baru harus sadar ketika membuat anggaran rumah tangga mereka apa arti penunjukan ex-officio, karena proses untuk mengubah anggaran rumah tangga bisa panjang dan kompleks. Organisasi tidak boleh menggunakan ini sebagai kesempatan untuk menjadikan seseorang sebagai "anggota Dewan Kehormatan" yang tidak memiliki hak suara maupun kewajiban Dewan.
Peran
Menurut Robert's Rules of Order, sumber otoritatif untuk prosedur parlementer dan masalah tata kelola dewan, anggota ex officio memegang hak yang sama dengan anggota dewan lainnya. Namun, beberapa organisasi beroperasi dengan asumsi bahwa anggota ex officio dapat menghadiri pertemuan dan berpartisipasi dalam diskusi tetapi mungkin tidak memilih.
Pemungutan suara
Kecuali jika anggaran rumah tangga secara khusus menyatakan bahwa anggota ex officio tidak memiliki hak untuk memilih, anggota tersebut secara hukum diberikan hak yang sama untuk memilih seperti anggota dewan lainnya. Dengan demikian dalam banyak badan amal, anggaran rumah tangga menetapkan bahwa direktur eksekutif adalah anggota dewan ex officio tetapi tanpa hak suara. Jika anggaran rumah tangga tidak membedakan antara ex officio dan anggota biasa untuk tujuan pemungutan suara, satu-satunya saat Robert's Rules memperbolehkan anggota ex officio untuk diperlakukan secara berbeda adalah dalam situasi di mana mereka tidak termasuk dalam menentukan apakah kuorum hadir.
