Rapat komite memainkan peran penting dalam menjalankan bisnis nirlaba dan nirlaba. Sementara beberapa komite beroperasi secara informal, dengan anggota bertemu sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan tugas tertentu, komite lain lebih formal. Beberapa memiliki tanggung jawab hukum untuk hal-hal seperti audit keuangan, pemilihan eksekutif, penawaran saham, persetujuan keanggotaan, dan pengawasan keselamatan. Komite-komite ini lebih cenderung mengadopsi struktur pertemuan formal menggunakan protokol seperti Aturan Pesanan Robert atau aturan serupa.
Item yang Anda butuhkan
-
Jadwal acara
-
Menit
Mempersiapkan dan mengirim agenda tertulis setidaknya seminggu sebelum rapat komite. Setiap orang di komite membutuhkan waktu untuk meninjau agenda dan mempersiapkan topik yang akan dibahas selama pertemuan.
Hubungi rapat untuk memesan tepat waktu. Ini biasanya dilakukan oleh ketua komite. Sekretaris akan mencatat semua orang yang hadir di rapat sambil mengambil menit. Memanggil pertemuan untuk memesan tepat waktu mendorong orang untuk datang tepat waktu dan menunjukkan rasa hormat kepada semua anggota komite dan waktu mereka.
Bagikan salinan agenda dan laporan apa pun yang akan disajikan selama pertemuan. Jika komite bertemu secara berkelanjutan, bagikan salinan risalah pertemuan sebelumnya. Berikan waktu bagi anggota komite untuk meninjau risalah, agenda, dan laporan lainnya. Tanyakan apakah ada komentar tentang notulen rapat sebelumnya dan tanyakan apakah ada mosi dan detik untuk menerima notulen.
Ikuti urutan agenda untuk membahas setiap item selama pertemuan. Izinkan gerakan dilakukan yang relevan dengan item agenda yang sedang dibahas. Kenali setiap anggota yang ingin berbicara tentang suatu mosi. Biarkan satu orang berbicara pada satu waktu dan beri setiap orang kesempatan untuk didengarkan, jika memungkinkan. Menyerukan pemungutan suara tentang mosi ketika diskusi telah selesai. Dalam beberapa kasus, anggota akan mengusulkan amandemen dan ketua komite akan meminta pemungutan suara atas amandemen sebelum mosi.
Akhiri rapat saat agenda telah selesai atau saat akhir waktu rapat yang dijadwalkan tiba. Ketua komite dapat menunda pertemuan tanpa mosi, detik atau suara. Sekretaris mencatat setiap bisnis yang tidak lengkap sehingga dapat dimasukkan ke dalam agenda pertemuan berikutnya.
Kiat
-
Sebagian besar pertemuan komite formal membutuhkan kuorum anggota untuk hadir agar rapat itu sah. Anggaran rumah sakit organisasi akan menentukan bagaimana kuorum dicapai. Biasanya setidaknya setengah dari anggota.
