Kaizen adalah filosofi bisnis Jepang yang berkisar pada konsep perbaikan terus-menerus, kemajuan yang dipantau dari sebuah organisasi sehubungan dengan tujuan yang telah ditetapkan. Sementara beberapa praktisi kaizen seperti Masaaki Imai telah menyajikan cara-cara khusus bahwa filosofi ini telah diterapkan, tidak ada metode langkah-demi-langkah yang menjelaskan bagaimana melakukan pertemuan kaizen. Sebaliknya, penekanan metode kaizen ditempatkan pada membangun kembali nilai prinsip bersama - kerja tim, komunikasi, fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, upaya dan kualitas. Melalui proses penegasan bersama inilah produksi ramping dapat dicapai.
Tentukan tujuan pertemuan. Di kaizen, rapat dapat digunakan untuk perencanaan proyek, yang mencakup penetapan tujuan dan pembagian tugas, atau tinjauan proyek, di mana anggota tim melaporkan keberhasilan dan kesulitan kepada tim.
Undang seluruh tim ke pertemuan. Jangan hilangkan personel pinggiran dari partisipasi; inklusi mereka membantu menjaga semua kolega Anda dalam lingkaran.
Undang manajer proyek dari proyek terkait untuk mengikuti rapat Anda untuk menumbuhkan rasa integrasi horizontal dan komunitas di dalam perusahaan.
Selamat datang peserta ke pertemuan. Berikan tag nama dan penugasan kursi jika diperlukan. Pastikan untuk memesan tempat yang memaksimalkan interaksi tatap muka. Untuk kelompok kecil, meja bundar atau oval adalah yang terbaik.
Posting tujuan rapat di lokasi yang menonjol. Baca gol ke grup dan jawab pertanyaan singkat yang diperlukan untuk klarifikasi.
Mintalah masukan dari kelompok tentang tujuan. Misalnya,, apakah sasaran mingguan terpenuhi atau terlampaui? Berikan berbagai cara bagi peserta untuk memberikan masukan mereka; ide dapat dibagikan melalui pertunjukan tangan, komentar lisan, pernyataan tertulis atau bagan curah pendapat komunal.
Kumpulkan input dan nyatakan kembali ke grup. Jangan hilangkan komentar negatif atau terlalu menekankan positif. Komentar negatif dapat mengungkapkan, menarik perhatian ke area yang membutuhkan perbaikan.
Tetapkan atau tegaskan kembali tujuan jangka pendek. Tuliskan tugas dan sub-tujuan pada kartu catatan. Berikan masing-masing peserta dengan kartu catatan yang menginformasikan masing-masing tujuan dan tugas pribadinya.
Menanggapi masalah atau pertanyaan yang masih ada.
Kiat
-
Arahkan diskusi rapat agar semua masalah dapat diatasi, bahkan jika perspektif Anda sebagai pemimpin proyek menyulitkan untuk melihat validitas kekhawatiran ini.
Ada empat fase utama dalam proses kaizen: persepsi, pengembangan ide, pengambilan keputusan dan implementasi. Rapat dapat terjadi di dan di antara ungkapan-ungkapan ini dan dapat disesuaikan dengan salah satu dari proses ini. Misalnya, pertemuan di awal proyek mungkin fokus pada peninjauan masalah yang ada dan mengamati efek dari budaya perusahaan.
