Meskipun semua pertemuan tidak harus secara ketat mengikuti "Aturan Tata Tertib Robert," mereka perlu direncanakan terlebih dahulu dan menyimpan agenda yang sudah ditentukan. Salah satu hal terburuk yang dapat terjadi dalam rapat adalah ketika pemimpin kehilangan kendali atas peserta dan diskusi berjalan ke berbagai arah. Dalam kasus-kasus seperti itu, sedikit atau tidak ada yang dicapai, dan pertemuan berakhir dengan pemborosan waktu dan tanda yang menentang pertemuan.
Item yang Anda butuhkan
-
Jadwal acara
-
Bantalan kertas
-
Pensil
-
Bahan dan peralatan audio visual
Rencanakan agenda tertentu, bahkan jika hanya satu item yang akan dibahas. Berikan banyak peringatan kepada siapa saja yang memberikan laporan. Agenda menjelaskan kepada semua orang alasan mengapa pertemuan itu diadakan dan tujuan akhir. Agenda juga harus memiliki kerangka waktu, sehingga mereka yang hadir tahu bagaimana merencanakan sisa hari mereka.
Berikan kepada para petugas salinan dokumen yang akan dibahas beberapa hari sebelum pertemuan. Minta mereka untuk bersiap berbicara tentang laporan dan masuk dengan pemikiran dan komentar mereka. Anda tidak ingin orang membaca koran sementara orang lain mendiskusikannya.
Berikan apresiasi kepada setiap orang yang berkontribusi dalam pertemuan. Cobalah untuk mendapatkan masukan dari setiap orang yang hadir dan ucapkan terima kasih atas partisipasinya dengan komentar pribadi.
Kirim masing-masing petugas catatan tindak lanjut dengan poin-poin utama yang dibuat selama pertemuan. Jika ini adalah pertemuan formal dengan catatan yang diambil, setiap orang harus memiliki ini untuk ditinjau sebelum waktu berikutnya kelompok bertemu.
Kiat
-
Jangan biarkan seseorang datang terlambat ke setiap pertemuan. Terlambat sekali atau dua kali tidak apa-apa, tetapi setiap waktu menunjukkan rasa tidak hormat yang sepenuhnya.
Peringatan
Jika sepertinya rapat akan berjalan lebih dari sepuluh menit setelah dicatat dalam agenda, pilih apakah akan melanjutkan atau bertemu lagi.
