Laporan panggilan merupakan aspek penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Tenaga penjualan dan profesional lainnya menggunakan laporan panggilan untuk mencatat rincian semua panggilan telepon yang mereka lakukan, serta kunjungan ke klien potensial dan yang ada. Laporan panggilan biasanya mencakup apa yang dibahas, hasil pembicaraan dan informasi terkait lainnya. Laporan-laporan ini kemudian diserahkan kepada penyelia dan digunakan untuk menyimpan catatan kontak dengan klien. Mereka juga dapat memberikan umpan balik yang berharga kepada penyelia tentang kinerja karyawan.
Mulailah dengan mendokumentasikan dengan siapa Anda berbicara. Sertakan informasi terperinci tentang orang ini. Mungkin klien, klien potensial atau klien yang kembali. Laporan panggilan harus mencakup nama orang, jabatan, perusahaan, informasi kontak, dan karakteristik penentu lainnya. Contoh karakteristiknya mungkin orang ini siap untuk promosi yang akan memberinya lebih banyak kekuatan dalam perusahaan.
Masukkan dalam laporan apakah Anda berbicara dengan orang lain selama panggilan atau kunjungan. Anda mungkin telah berbicara dengan resepsionis atau asisten, atau orang lain dari perusahaan mungkin telah mengikuti panggilan penjualan. Pastikan untuk memasukkan informasi yang relevan tentang pihak ketiga, seperti jika dia memiliki kemampuan untuk membuat keputusan tentang apakah perusahaan membeli dari Anda.
Catat tujuan panggilan, dan apakah itu secara langsung atau di telepon. Anda mungkin mencoba melakukan penjualan, mendapatkan informasi atau hanya mengejar klien yang sudah ada. Perincian tujuan panggilan itu penting karena Anda dan penyelia Anda perlu menganalisis apakah panggilan itu berhasil atau tidak.
Tambahkan pendapat Anda tentang keberhasilan panggilan ke laporan panggilan. Keberhasilan biasanya ditentukan oleh hasilnya. Misalnya, jika hasil akhirnya adalah penjualan, panggilan itu kemungkinan besar berhasil. Namun, keberhasilan tidak selalu hitam atau putih. Anda mungkin mencoba melakukan kontak dengan klien baru yang potensial. Karena itu, jika Anda dapat berbicara dengan orang ini, panggilan itu berhasil terlepas dari apakah penjualan telah ditutup atau tidak.
Sertakan informasi lain yang Anda yakini relevan dalam laporan panggilan. Tampilan dan nuansa kantor atau suasana hati orang yang Anda ajak bicara semua berpotensi relevan dengan hasil akhir dari panggilan atau kunjungan tersebut. Juga, informasi tersebut dapat menentukan bagaimana Anda mendekati menghubungi orang ini di masa depan. Misalnya, jika klien potensial tampak kesal dengan pendekatan penjualan Anda, penyelia Anda mungkin menyarankan agar tenaga penjualan lain di kantor Anda dengan upaya pendekatan penjualan yang berbeda menghubungi orang tertentu ini di masa mendatang.
Kiat
-
Pastikan untuk menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar dalam laporan panggilan Anda. Anda tidak ingin mengganggu atasan Anda dengan kesalahan sederhana. Lagi pula, dia mungkin menggunakan laporan panggilan Anda untuk mengevaluasi kinerja dan nilai pekerjaan Anda bagi perusahaan.
