Buat calon majikan terkesan atau buat proposal bisnis dengan surat resmi. Surat formal yang digunakan untuk tujuan bisnis atau serius mengikuti format tertentu untuk mengkomunikasikan pesan yang relevan. Bagi seseorang untuk melamar wawancara kerja, surat resmi sangat ideal untuk menunjukkan keterampilan dan pendidikan karier.
Selain itu, calon karyawan akan ingin menyertakan resume atau dokumentasi lain yang diperlukan dengan surat resmi. Karena era digital memfasilitasi komunikasi antara bisnis dan karyawan potensial, format lampiran dan salinan karbon (CC) dalam pesan formal sedikit berubah.
Penggunaan Notasi Lampiran di Akhir Surat Formal
Sebelum surat elektronik menjadi cara standar untuk mengirim pesan secara formal atau informal, orang mengetik surat formal. Surat yang diketik menunjuk formalitas dan kejelasan pesan. Dalam surat resmi, enklosur mengikuti bagian penutup atau tanda tangan. Lewati empat baris dan kemudian sertakan kata enclosure.
Di bagian enklosur, Anda akan menentukan jumlah enklosur dan nama masing-masing. Misalnya, jika Anda mengetik surat peluang kerja formal, Anda ingin memasukkan resume. Setelah kata enclosure, ketik (1) untuk menunjukkan jumlah dokumen tambahan setelah Anda mengetik huruf formal. Jika Anda memiliki lebih dari satu penutup, gunakan titik dua setelah bagian penutup.
Kemudian, sebutkan nomor dan nama dokumen yang Anda kirim dengan surat Anda. Hindari membanjiri pembaca Anda dengan terlalu banyak lampiran kecuali jika diperlukan. Anda harus mengirimkan tidak lebih dari tiga lampiran. Akhirnya, huruf yang diketik secara formal biasanya menggunakan lampiran untuk menyertakan dokumen terpisah sebagai tambahan dari surat itu. Surat elektronik memberikan lebih banyak peluang untuk mengirim pesan dan materi ke lebih banyak orang sekaligus.
Alasan Menggunakan CC di Bawah Surat Resmi
Sama seperti lampiran menunjukkan dokumen yang dikirim dengan surat formal, Anda mungkin ingin mengirimnya ke beberapa orang secara bersamaan. Dengan huruf yang diketik resmi, ini dimungkinkan dengan menyertakan notasi salinan karbon di akhir pesan Anda. Setelah bagian kandang Anda, ketik notasi CC diikuti oleh titik dua. Selanjutnya, masukkan nama orang yang Anda kirimi surat. Untuk beberapa pengirim, sertakan setiap nama pada jalur yang berbeda.
Dengan surat elektronik (email), bagian alamat email dari pos email Anda terdiri dari versi CC. Dalam hal ini, Anda akan menyertakan nama orang yang Anda kirimi email yang sesuai. Jika Anda memiliki lebih dari satu nama, tambahkan koma di antara nama-nama. Kombinasi enklosur dan CC biasanya merancang surat resmi yang membawa pesan bisnis dan dokumentasi yang relevan untuk pembaca Anda.
