Ketika krisis terjadi, komunikasi yang efektif adalah salah satu langkah yang harus menyertai tindakan spesifik yang diambil oleh organisasi untuk mengatasi dan mengurangi dampak tersebut. Bisnis harus berkomunikasi dengan klien dan pelanggan, serta memberi tahu karyawan, politisi, regulator, dan masyarakat. Sebagai bagian dari rencana komunikasi krisis yang lebih besar, siaran pers merupakan jalan utama untuk menyebarkan informasi kepada semua konstituen yang terkena dampak. Cara perusahaan merespons krisis dapat segera membentuk persepsi publik dan memiliki konsekuensi jangka panjang. Organisasi telah belajar untuk menjadi proaktif, dengan para pemimpin yang mudah diakses dan transparan. Ketika kelompok-kelompok yang terkena dampak diidentifikasi dan diinformasikan secara akurat, mereka yang bertanggung jawab untuk menangani krisis memperoleh waktu yang sangat penting untuk menyelesaikannya secara efektif.
Nada dan Transparansi
Krisis dapat dan memang terjadi pada semua jenis organisasi, dari perusahaan publik dan perusahaan swasta hingga rumah sakit dan pemerintah. Pemegang saham, pelanggan, karyawan, pasien dan konstituen memiliki hak untuk mengetahui kebenaran secara tepat waktu dan transparan. Organisasi yang tidak datang dengan mudah dapat kembali ke siklus destruktif dari mana mereka mungkin merasa sulit atau tidak mungkin untuk pulih. Para pemimpin harus melakukan segala upaya untuk mempertahankan aksesibilitas mereka dan hubungan positif dengan pers, baik sebelum maupun selama krisis, karena kredibilitas dapat menentukan bagaimana krisis dilaporkan dan bagaimana masyarakat melihatnya. Pers mahir dalam membedakan dialog terbuka dan transparansi versus penundaan dan kebingungan, dan melaporkannya.
Langkah konkret
Organisasi harus mengembangkan dan mempraktikkan prosedur proaktif sehingga ketika terjadi krisis, mereka siap. Tindakan berkepala dingin mengalahkan kepanikan setiap saat. Anggota manajemen tingkat atas harus diberitahu segera sehingga mereka dapat mulai menangani krisis daripada belajar tentang hal itu di Internet atau media berita lokal mereka. Bisnis yang diregulasi dan berlisensi harus memberi tahu agensi terkait seperti Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau Badan Manajemen Darurat Federal. Siaran pers yang efektif menunjukkan semua langkah spesifik yang diambil, termasuk tanggal, informasi kontak, personel yang terlibat dan rencana yang sedang berlangsung.
Tanggung jawab
Sejarah telah berulang kali menunjukkan bahwa organisasi yang mau menerima tanggung jawab dengan cepat dan tegas dapat dengan cepat mendapatkan kembali kepercayaan dan kepercayaan konstituen utama. Dalam kasus terkenal dari tahun 1980-an, sabotase Tylenol dapat dengan mudah mengirim pemilik merek, Johnson & Johnson, terguncang selama bertahun-tahun. Seperti yang dilaporkan The New York Times, "Tetapi hanya dua bulan kemudian, Tylenol kembali ke pasar, kali ini dalam kemasan anti-rusak dan didukung oleh kampanye media yang luas. Setahun kemudian, pangsa pasar analgesik 1,2 miliar dolar, yang turun menjadi 7 persen dari 37 persen setelah keracunan, telah naik kembali menjadi 30 persen. " Perusahaan mengutamakan pelanggannya dengan menarik kembali 31 juta botol dan menggantinya secara gratis dalam bentuk yang tahan terhadap kerusakan.
Panjangnya
Siaran pers yang akurat dan ringkas umumnya harus sesuai pada satu halaman dan jatuh dalam 300 hingga 500 kata. Di luar itu, editor cenderung tidak meluangkan waktu untuk membacanya dengan cermat. Saat dikirim melalui faks, siaran pers satu halaman juga menghindari kemungkinan kehilangan atau ketidakcocokan halaman. Jika perlu, komunikasi lebih lanjut dapat dikirim ketika informasi atau pembaruan krisis tambahan tersedia.
