Sementara karyawan mungkin ingin mengganti gajinya dengan cepat, departemen penggajian perlu menyeimbangkan kecemasan karyawan dengan kebutuhan perusahaan untuk memastikan bahwa pembayaran ulang ditangani dengan benar. Anda harus berempati kepada karyawan sambil memastikan bahwa cek asli belum diuangkan.
Cari detail cek yang hilang di sistem penggajian Anda. Selain nama penerima pembayaran, Anda perlu mengetahui tanggal, nomor, dan jumlah cek.
Hubungi bank Anda untuk memverifikasi bahwa cek tersebut belum diuangkan.
Minta bank Anda mengeluarkan pembayaran stop pada cek. Permintaan stop-pembayaran biasanya tidak berlaku sampai 24 jam setelah mereka ditempatkan, tetapi aturan mungkin berbeda di setiap lembaga keuangan. Karena itu, merupakan kebijakan yang baik untuk menunggu setidaknya 24 jam sebelum mengganti cek untuk memastikan bahwa penghentian pembayaran berhasil.
Tunggu 24 jam, dan verifikasi bahwa penghentian pembayaran berhasil. Jika berhasil, lanjutkan ke langkah berikutnya.
Berikan cek pengganti kepada karyawan. Anda harus menyelesaikan proses ini melalui sistem penggajian Anda sehingga pemeriksaan penggantian dicatat dan disertakan dalam Formulir W-2 karyawan. Cek pengganti harus memiliki pendapatan, pajak, pengurangan, dan gaji bersih yang sama dengan cek aslinya. Jika Anda tidak dapat membuat cek pengganti langsung di sistem penggajian Anda, pastikan untuk memasukkan detail cek ke dalam sistem.
Dapatkan tanda tangan yang diperlukan pada cek pengganti. Pastikan untuk menyertakan dokumentasi pendukung untuk orang yang menandatangani cek untuk ditinjau.
Batalkan cek asli di sistem penggajian Anda. Langkah ini sangat penting untuk memastikan bahwa upah dan pajak tidak dihitung ganda dalam Formulir W-2 karyawan, Pernyataan Upah & Pajak Tahunan karyawan, dan untuk menghapus cek dari daftar periksa Anda yang belum dibayar.
Kirimkan cek pengganti kepada karyawan.
Kiat
-
Meminta karyawan untuk menandatangani pernyataan tertulis yang menyatakan bahwa gajinya hilang dan setuju bahwa jika dia menemukan cek, dia tidak akan mencoba untuk menguangkannya. Jika Anda memiliki kemampuan untuk menawarkan setoran langsung atau kartu debet penggajian kepada karyawan Anda, dorong partisipasi mereka sebagai cara untuk mengurangi jumlah masalah cek hilang yang harus Anda tangani. Hubungi bank Anda untuk menentukan kebijakan penghentian pembayaran. Jika penghentian pembayaran tidak berhasil, beri tahu karyawan dan minta salinan cek yang dibatalkan untuk menentukan siapa yang menguangkannya. Apa yang Anda lakukan selanjutnya akan tergantung pada fakta dan keadaan sekitar bagaimana cek itu dicairkan.
Peringatan
Beberapa layanan mencairkan cek akan mencairkan cek yang telah menghentikan pembayarannya. Bergantung pada undang-undang negara bagian, Anda mungkin masih bertanggung jawab untuk pembayaran pada cek tersebut ke layanan mencairkan cek.
