Baik Anda terkait dengan sekolah, organisasi, atau bisnis, Anda mungkin didekati oleh vendor yang meminta Anda untuk menggunakan layanan atau produk vendor. Jika Anda tidak tertarik dengan apa yang harus mereka jual, dapatkan penawaran yang lebih baik dari vendor lain yang menjual produk atau layanan serupa, atau jika Anda tidak tertarik saat ini, tetapi ingin mempertimbangkan kembali penawaran mereka di masa depan, Anda harus mengikuti beberapa langkah dasar saat berkomunikasi dengan vendor yang Anda tidak tertarik dengan penawaran mereka.
Format Surat Anda
Format surat Anda dalam gaya surat bisnis formal. Ini berarti semua tulisan akan disejajarkan ke kiri, dengan spasi tunggal, dengan garis kosong penuh antara setiap elemen dan paragraf. Lebih disukai menggunakan kop surat perusahaan Anda.
Sertakan alamat pengirim Anda. Baris pertama surat Anda akan menjadi alamat jalan Anda. Baris kedua akan berisi kota, negara bagian, dan kode ZIP Anda. Jika Anda menggunakan kop surat perusahaan Anda dengan alamat pengirim yang ditentukan, langkah ini dapat dilewati.
Identifikasi tanggal Anda menulis surat setelah alamat pengirim Anda. Agar tetap setia pada format surat bisnis profesional, Anda harus menulis tanggal sehingga hari itu adalah yang pertama, lalu bulan dan akhirnya tahun. Tidak diperlukan koma dalam format kencan ini. Biarkan satu baris kosong penuh setelah tanggal hari itu.
Identifikasi kepada siapa Anda mengirimkan surat Anda. Bagian ini terdiri dari lima baris. Baris pertama berisi nama lengkap penerima; baris kedua mengidentifikasi gelarnya (seperti Manajer); baris ketiga mengidentifikasi perusahaan tempat orang tersebut bekerja; baris keempat berisi alamat jalan; dan baris kelima dan terakhir berisi kota, negara bagian, dan kode ZIP.
Buka dan tutup surat Anda dengan benar. Salam yang paling umum diterima dimulai dengan "Yang Terhormat," kemudian nama penerima dalam format formal (Mr. John Smith, Mrs. Sally Walker) diikuti oleh tanda titik dua. Penutupan yang paling umum diterima adalah "Hormat" diikuti dengan koma dan tiga baris kosong di mana Anda akan menulis tanda tangan Anda. Ikuti tanda tangan Anda dengan nama yang Anda ketikkan, posisi Anda, dan perusahaan Anda.
Tulis Surat Anda
Jelaskan bahwa Anda telah membaca proposal mereka, tetapi pilih untuk lulus saat ini.
Berikan penjelasan mengapa Anda tidak tertarik, apakah itu waktu, kebutuhan saat ini, atau biaya. Jika vendor tahu mengapa Anda tidak tertarik pada saat ini, mereka mungkin dapat memenuhi proposal kedua agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
Berterima kasih kepada vendor karena telah menyusun proposal. Tunjukkan kapan Anda ingin mendengar kabar darinya lagi, jika Anda tertarik.
Peringatan
Jangan membuat komitmen dalam surat Anda, karena ini dapat dianggap mengikat secara hukum.
