Ketika Anda tidak lagi membutuhkan layanan dari vendor, ikuti ketentuan kontrak atau perjanjian asli Anda dalam membatalkan layanan. Jika Anda memiliki kontrak yang menetapkan jumlah pemberitahuan tertentu, biasanya 30 hari, hormati juga.
Format Surat Anda
Format surat Anda pada kop surat perusahaan dan alamatkan ke pemilik perusahaan atau perwakilan penjualan yang berfungsi sebagai titik kontak Anda. Referensi nomor akun Anda, lampirkan salinan perjanjian asli Anda dan sebutkan permintaan Anda di awal surat. Misalnya, “Sesuai ketentuan perjanjian kontrak asli kami (terlampir), saya memberikan 30 hari pemberitahuan untuk mengakhiri perjanjian vendor kami (pelanggan # 11111). Layanan tidak lagi diperlukan setelah 1 Juni 2015."
Jelaskan Dasar Pemikiran Anda
Jelaskan mengapa Anda membatalkan layanan Anda. Misalnya, "Kami telah memutuskan untuk mengambil layanan pemasaran kami sendiri dan tidak akan lagi memerlukan layanan dari perusahaan konsultan."
Jika Anda membatalkan karena Anda memiliki pengalaman buruk dengan perusahaan, dan Anda memilih untuk membawa masalah ini menjadi perhatian mereka, lakukan secara profesional. Misalnya, "Sayangnya, selama hubungan kerja kami, pengiriman secara konsisten terlambat dan layanan Anda tidak dapat diandalkan."
Kiat
-
Jika Anda membatalkan karena layanan atau biaya yang buruk, buat setidaknya satu upaya untuk menyuarakan keprihatinan Anda dan biarkan vendor untuk memperbaiki masalah atau menawarkan titik harga baru sebelum Anda memutuskan hubungan.
Bungkus Segalanya
Minta faktur terakhir atau sertakan pembayaran akhir dalam surat pembatalan Anda. Jika ada peralatan yang harus dikembalikan atau longgar untuk dibungkus, catat dalam korespondensi Anda. Misalnya, "Mesin fotokopi yang kami sewa dari perusahaan Anda akan tersedia untuk diambil setiap saat setelah 1 Juni."
Bagian tentang Ketentuan yang Baik
Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan vendor Anda, simpulkan hubungan baik. Misalnya, "Kami menghargai layanan tepat waktu Anda yang konsisten selama beberapa tahun terakhir dan dengan senang hati akan berfungsi sebagai referensi untuk klien masa depan."
Jika hubungan kerja Anda kurang dari ideal, semua penandatanganan profesional diperlukan. “Terima kasih atas perhatian Anda yang segera pada perjanjian pembatalan ini. Saya berharap dapat menerima dokumen akhir yang menyelesaikan hubungan profesional kami."
Kiat
-
Pertimbangkan untuk membuat panggilan telepon pribadi sebelum mengeluarkan surat pembatalan tertulis. Ini memungkinkan Anda untuk berpisah secara damai dan membiarkan hubungan terbuka di masa depan yang baik jika Anda membutuhkan layanan vendor lagi.
