Menulis surat bisnis kepada seseorang yang tidak Anda kenal biasanya tidak lebih sulit daripada menulis surat kepada seseorang yang sudah Anda kenal. Namun, format surat itu harus tetap profesional dan mematuhi standar etiket komunikasi yang tepat dalam bisnis. Sebelum memulai surat bisnis, pastikan Anda tahu cara mengeja nama penerima dengan benar dan memiliki nama dan alamat perusahaan yang benar.
Mulailah surat dengan pengenalan bisnis yang tepat untuk orang yang tidak dikenal, seperti "Dear Mr. Smith" atau "Dear Ms. Johnson," menggunakan nama belakang orang tersebut. Jika surat itu ditujukan kepada wanita yang status pernikahannya tidak diketahui, gunakan awalan "Ms." Akhiri pengantar dengan tanda titik dua alih-alih koma jika hurufnya lebih formal.
Perkenalkan diri Anda kepada penerima karena Anda belum pernah bertemu. Jelaskan mengapa Anda menulis di paragraf pertama surat itu.Sampaikan dengan suara profesional tujuan pertanyaan Anda dan apa yang Anda minta dari penerima.
Ketikkan huruf dalam format bisnis yang sesuai. Gunakan paragraf yang rata ke kiri halaman dan hindari lekukan paragraf. Sertakan satu spasi setelah setiap paragraf. Akhiri surat dengan tanda tangan yang sesuai dengan bisnis seperti "Hormat" atau "Salam."
Gunakan suara profesional dan obyektif dalam tubuh surat itu. Tetap tidak memihak dan ramah sambil tetap menyampaikan rasa hormat. Sertakan catatan terima kasih atas waktunya.
