JISC InfoNet menggambarkan manajemen arsip sebagai manajemen sistematis semua catatan bersama dengan informasi atau data yang dikandungnya. Di masa lalu, catatan-catatan ini disimpan dalam format kertas dan setiap organisasi besar memiliki registri, kadang-kadang diawaki oleh sepasukan pegawai. Hari ini sistem manajemen catatan elektronik telah mengambil alih. Baik sistem manajemen catatan manual dan elektronik memiliki keuntungan dan kerugian yang jelas.
Pengambilan dan Berbagi Data
Alasan utama mengapa banyak organisasi tidak memiliki kertas adalah kemudahan sistem elektronik memungkinkan pengambilan informasi dan berbagi. Ketika data disimpan di atas kertas dan disimpan dalam registri, mengambilnya menghadirkan tantangan. Selain itu, informasi hanya dapat digunakan oleh satu individu pada suatu waktu. Sementara sistem elektronik menyelesaikan masalah ini, mereka juga datang dengan tantangan lain.
Biaya dan Potensi Peralatan untuk Usang
Ketika suatu organisasi menjadi tanpa kertas, ada volume besar data yang disimpan di atas kertas yang harus dipindai dan disimpan dalam format digital. Perangkat keras dan lunak yang diperlukan untuk latihan ini menghabiskan banyak uang. Di samping biaya awal, kerugian signifikan dengan sistem elektronik adalah perangkat keras dan lunak menjadi usang dalam waktu yang relatif singkat. Perangkat keras dapat membutuhkan perubahan hanya dalam 18 bulan sementara perangkat lunak berubah setiap 2-3 tahun.
Sistem Elektronik dan Masalah Masyarakat
Penerapan sistem manajemen catatan elektronik menuntut perubahan sikap karyawan. Setiap perubahan radikal dalam suatu organisasi dipandang dengan skeptis oleh banyak karyawan yang tidak yakin bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi mereka. Ketika cara lama mengatur file diganti dengan yang baru, karyawan merasa kehilangan kendali dan ini perlu ditangani dengan jaminan dari majikan - dan didukung oleh keberhasilan sistem yang diterapkan.
Masalah Keamanan dan Lainnya
Dengan meningkatnya berbagi informasi yang dimungkinkan oleh sistem manajemen catatan elektronik, muncul masalah keamanan. Kecuali jika tindakan yang memadai dilakukan, informasi rahasia perusahaan menjadi mungkin berakhir di tangan yang salah. Selain itu, pengelolaan catatan dapat menjadi masalah ketika sistem tersumbat dengan catatan yang tidak perlu (seperti salinan dokumen). Bukan tidak biasa menemukan situasi di mana sejumlah besar catatan yang disimpan sebenarnya adalah surat sampah.
