Manajemen arsip adalah fungsi yang harus dimiliki oleh perusahaan, organisasi nirlaba, lembaga pemerintah, lembaga sosial, medis, perdagangan, keuangan, sekolah, perguruan tinggi dan universitas dan semua jenis entitas lainnya yang menghasilkan informasi yang perlu disimpan dalam jumlah waktu tertentu. Setiap rumah tangga juga perlu mempraktikkan manajemen catatan yang baik. Manajemen arsip juga merupakan proses yang sistematis, terorganisir, terencana dan terkontrol dalam mengelola atau melacak siklus hidup arsip. Catatan bisa berupa objek kertas berwujud atau bisa dalam bentuk digital atau elektronik. Catatan dapat disimpan dalam keuangan, medis, informatif, dokumen formal, dokumen kantor, penggajian, formulir pemerintah dan email di antara ratusan jenis catatan lainnya. Manajemen catatan menangani tiga fase siklus hidup catatan: Penciptaan atau penerimaan catatan; pemeliharaan, penyimpanan yang aman, pengambilan, atau penggunaan umum catatan; pembuangan catatan.
Pembuatan Catatan
Penciptaan atau penerimaan catatan adalah apa yang menciptakan permintaan untuk pengelolaan arsip. Baik itu aplikasi kerja, faktur atau laporan kontrol inventaris, begitu catatan telah dibuat, semua operasi atau fungsi manajemen lainnya untuk catatan itu harus digunakan. Salah satu fungsi dari proses manajemen catatan adalah untuk menentukan aliran catatan setelah dibuat atau diterima. Siapa yang harus melihat catatan? Ke mana catatan pergi setelah semua orang melihat atau bertindak atas catatan (seperti mencatat pembayaran pada akun)? Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan penyimpanan rekaman yang aman? Semua pertanyaan ini membutuhkan jawaban yang dikomunikasikan dengan baik.
Memelihara Catatan
Memelihara catatan melibatkan pengembangan operasi untuk menyimpan catatan. Sejumlah pertimbangan harus direalisasikan ketika menyimpan catatan, termasuk membuat catatan tersedia untuk pengambilan oleh mereka yang perlu referensi informasi atau memiliki akses ke sifat pribadi catatan. Sisi lain dari membuat catatan tersedia adalah menunjukkan siapa yang tidak dapat memiliki akses ke catatan. Ketika catatan keluar dari penyimpanannya, sangat penting bagi manajemen catatan yang baik untuk memiliki sistem untuk menentukan siapa yang memiliki catatan, di mana mereka memiliki catatan dan kapan mereka bermaksud mengembalikan catatan. Memastikan pengembalian yang tepat dari catatan juga merupakan bagian penting dari sistem manajemen catatan. Penyimpanan catatan yang aman dapat mencakup penyimpanan salinan digital dari setiap catatan di tempat di kantor lain atau di dalam brankas di bank. Catatan harus disimpan di lokasi yang kering dan dingin untuk mencegah kerusakan pada kertas atau salinan elektronik. Proses pengarsipan adalah bagian dari fase pemeliharaan manajemen arsip. Menentukan kapan catatan memenuhi syarat untuk pengarsipan adalah bagian dari manajemen catatan. Memilih tempat arsip diarsipkan dan berapa lama arsip diarsipkan juga merupakan bagian dari fungsi ini. Beberapa catatan seperti catatan sejarah dapat disimpan seumur hidup dan kadang-kadang di luar perusahaan. Untuk kota, negara bagian, dan kota, catatan sejarah mungkin harus disimpan untuk waktu yang tidak terbatas.
Membuang Rekaman
Membuang rekaman dalam kerangka waktu yang tepat sangat penting. Membuang sebagian besar catatan harus dilengkapi dengan penghancuran. Pertimbangan untuk pembuangan termasuk menentukan berapa lama catatan harus disimpan. Kerangka waktu untuk menyimpan catatan tergantung pada sifat catatan. Beberapa penyimpanan catatan ditentukan oleh peraturan pemerintah seperti catatan pajak, beberapa oleh bank untuk manajemen pinjaman dan beberapa oleh pedoman hukum seperti dokumen pendirian. Ini juga termasuk menentukan bagaimana catatan dibuang seperti dengan merobek-robek dalam perusahaan atau menyewa perusahaan luar untuk merobek dan mengembangkan sistem pelacakan pembuangan juga dapat membantu. Cantumkan catatan mana berdasarkan kategori di mana dibuang, bagaimana mereka dibuang dan di mana dapat bermanfaat bagi manajemen catatan jangka panjang. Selanjutnya, menerapkan mekanisme sign-off untuk pembuangan arsip dapat membantu memastikan semua orang yang perlu tahu benar-benar tahu sebelum catatan apa pun dimusnahkan.
Pertimbangan Lainnya untuk Manajemen Arsip
Beberapa opsi lain untuk mengakomodasi dengan sistem manajemen arsip termasuk mendokumentasikan dan mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur yang terkait dengan semua manajemen arsip, mengembangkan dan menerapkan mekanisme kontrol dan prosedur untuk setiap fase manajemen arsip dan menjaga sistem manajemen arsip sederhana dan mudah untuk berkomunikasi dan mudah untuk mengelola.
Sumberdaya untuk Belajar Manajemen Catatan
Ada ratusan sumber daya yang tersedia untuk mempelajari manajemen arsip yang efektif. Sekolah-sekolah teknis, perguruan tinggi dan universitas, pelatihan online, dan buku referensi ada di toko buku setempat atau toko buku perguruan tinggi yang dapat membantu mengembangkan sistem manajemen catatan yang efektif dan patuh hukum. Juga selalu periksa dengan peraturan lokal, negara bagian, dan federal tentang aturan khusus untuk manajemen catatan.
