Apakah Anda memiliki perusahaan kecil atau perusahaan besar, penting untuk menyimpan dan mengelola dokumen yang dibuat dalam perjalanan bisnis dengan benar. Ini dapat mencakup apa saja dari file digital dan pengembalian pajak hingga kontrak dan laporan proyek. Di situlah manajemen dokumen dan catatan masuk. Tujuan utamanya adalah untuk memproses informasi yang direkam, meningkatkan proses kerja umum dan menyediakan pengambilan data yang lebih cepat. Ada beberapa jenis sistem manajemen catatan, dan masing-masing memiliki karakteristik yang berbeda.
Apa itu Sistem Manajemen Arsip?
Tanda terima atau faktur bisnis yang hilang, dokumen yang salah pengarsipan, dan file yang korup adalah keluhan umum di antara pemilik bisnis. Antara 2005 dan 2018, lebih dari 22 juta catatan terekspos di A.S. sebagai akibat dari pelanggaran data. Selanjutnya, karyawan menghabiskan separuh waktu mereka untuk mencari informasi terkait aktivitas perusahaan mereka. Lebih dari 26 persen mengatakan bahwa manajemen data dalam organisasi mereka agak kacau.
Perusahaan besar dan kecil diharuskan menyimpan catatan mereka untuk periode tertentu. Laporan bank dan kartu kredit, misalnya, harus disimpan di lokasi yang aman setidaknya selama tujuh tahun. Hal yang sama berlaku untuk dokumen persiapan pengembalian pajak. Laporan akun investasi, cek yang dibatalkan, dan pembayaran stub harus disimpan setidaknya selama satu tahun.
Bagaimana jika dokumen-dokumen ini hilang atau rusak? Bayangkan menyalakan komputer Anda untuk menyadari bahwa itu telah diretas. Jika gedung kantor Anda terbakar, semua file Anda bisa hilang selamanya. Tentu, Anda selalu dapat menyimpan salinan di lokasi yang berbeda, tetapi ini akan melibatkan lebih banyak ruang dan biaya lebih tinggi.
Sistem manajemen catatan, juga dikenal sebagai sistem RMS, dapat membuat semuanya jauh lebih mudah. Perangkat lunak semacam ini memungkinkan Anda untuk menyimpan, menemukan, dan menggunakan catatan resmi sebagai bukti transaksi, pembayaran, dan operasi bisnis lainnya. Program manajemen dokumen dan catatan terbaru memiliki fitur-fitur canggih seperti alat pencarian, kemampuan pemindaian, retensi dan alat klasifikasi, fungsi pelacakan kepatuhan dan banyak lagi.
Manajemen catatan tidak hanya memastikan bahwa file Anda akan tersedia kapan pun Anda membutuhkannya, tetapi juga dapat meningkatkan alur kerja dan produktivitas di dalam organisasi Anda. Karyawan akan dapat dengan cepat mengambil data, memproses informasi, mengidentifikasi pemilik setiap seri catatan dan menghilangkan data yang berlebihan.
Perangkat Lunak Manajemen Catatan Berbasis Cloud
Dengan sistem manajemen catatan berbasis cloud, Anda memiliki semua dokumen Anda di satu tempat. Solusi penyimpanan digital ini bertindak sebagai gudang untuk file-file dalam organisasi Anda, memungkinkan Anda untuk mengaksesnya kapan saja, di mana saja. Ini sangat berguna untuk perusahaan dengan tim jarak jauh serta yang memiliki kantor di banyak lokasi.
Jenis perangkat lunak RMS ini menjaga file Anda tetap aman dan menghilangkan kebutuhan akan program tambahan untuk melakukan pencadangan rutin. Selain itu, ini memungkinkan pengguna untuk menetapkan file tertentu ke anggota tim lain dan mengirim pemberitahuan secara waktu nyata daripada mengirim email bolak-balik. Karena data disimpan di server host, itu kurang rentan terhadap serangan cyber.
Perangkat Lunak Manajemen Catatan Perusahaan
Organisasi besar biasanya memilih perangkat lunak manajemen catatan perusahaan. Program-program ini memiliki kemampuan canggih dan dapat menyimpan, mengatur, dan memproses data dalam jumlah besar. Dengan sistem RMS perusahaan, Anda akan lebih mudah mengelola catatan fisik dan digital, melacak status dan lokasi setiap file dan mentransfer data Anda dari sistem lama ke perangkat lunak terbaru.
Untuk hasil terbaik, pilih program dengan kontrol akses pengguna yang aman, pengindeksan data waktu nyata dan mekanisme manajemen pembuangan. Sistem RMS perusahaan yang andal memungkinkan Anda untuk menahan rekaman, melakukan pencarian teks lengkap dan mengimpor catatan fisik dan digital dalam format apa pun dari sumber apa pun. Fitur-fitur ini dapat merampingkan operasi bisnis Anda dan menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Jenis perangkat lunak manajemen catatan ini selanjutnya dapat dipecah menjadi beberapa kategori lainnya. Sistem manajemen konten, sistem manajemen dokumen, dan sistem pencitraan digital hanyalah beberapa contoh. Yang mana yang akan dipilih tergantung pada kebutuhan dan anggaran perusahaan Anda.
