Begitu banyak perusahaan yang bergantung pada resepsionis untuk mengatur nada bagi mereka, namun mereka menghabiskan paling sedikit waktu mengisi posisi pekerjaan tertentu itu, dengan fokus pada staf "profesional".
Tipe orang tertentu dimaksudkan untuk bertemu dan menyapa klien dan menjawab telepon. Karyawan yang tidak pernah memiliki hal buruk untuk dikatakan tentang seseorang, ramah dan ceria serta suka menyenangkan orang adalah yang paling cocok untuk posisi ini.
Resepsionis yang baik akan menjawab telepon dengan bakat unik, menekankan kata tertentu. Telepon harus dijawab dengan senyuman di wajah dan minat tulus pada apa yang dikatakan orang di ujung sana. Sering kali, kantor mengandalkan sistem pesan suara. Itu adalah cara yang pasti untuk kehilangan suara yang bahagia, ramah, langsung di ujung telepon.
Anda membutuhkan resepsionis yang akan berpakaian untuk mengesankan klien Anda dan bangga dengan area kantornya.
Penting bagi resepsionis yang baik untuk menjadi penyangga bagi karyawan. Jika seseorang di staf sangat sibuk, resepsionis harus mengetahuinya. Resepsionis yang diberi informasi dapat membantu karyawan menghindari drop-in menit terakhir yang tidak perlu, tanpa menyangkal janji yang sah.
Adalah layak bagi resepsionis untuk mengadakan diskusi dengan klien, selama itu tidak kontroversial. Anda tidak ingin klien Anda menganggap filosofi resepsionis mencerminkan perusahaan secara keseluruhan. Pertanyaan umum dan topik obrolan ringan baik-baik saja.
Resepsionis harus merupakan perpanjangan dari tim pemasaran Anda. Melacak tanggal-tanggal penting, memberikan informasi yang Anda ingin diketahui oleh klien Anda, tetapi memberikannya dengan cara yang membuat klien Anda merasa istimewa adalah hadiah, dan resepsionis yang baik akan memilikinya.
Resepsionis harus memastikan bahwa brosur perusahaan ada di meja kopi dan menjaga agar teko kopi tetap penuh dan segar, mangkuk permen dimuat, dan klien bergerak melalui area penerimaan dengan lancar.
Jika Anda belum membuat kalender umum sehingga resepsionis memiliki akses untuk melihat janji temu yang terjadwal, akan lebih baik untuk mewujudkannya. Anda dapat melakukan ini dengan mudah jika Anda memiliki jaringan; cukup izinkan resepsionis di jaringan Anda. Jika sistem email Anda tidak memungkinkan, Anda dapat mengatur kalender di Internet dan meminta semua orang untuk mengirim janji yang perlu diketahui resepsionis di situs tersebut.
