Mengizinkan karyawan untuk membeli tanpa pedoman yang berlaku dapat meningkatkan biaya dan mengecilkan margin keuntungan. Pembelian yang bijak dimulai dengan membeli jumlah dan kualitas barang yang tepat dengan harga terbaik kemudian menciptakan prosedur yang memungkinkan pemantauan proses pembelian. Menggunakan anggaran dan menetapkan proses peninjauan standar dapat mengungkapkan tren pasar untuk memanfaatkan dan struktur penetapan harga yang mungkin terlewatkan.
Persiapan
Tulis daftar yang menguraikan semua bahan dan barang yang perlu dibeli oleh bisnis. Kelompokkan item-item serupa bersama-sama dan berikan masing-masing grup judul yang sesuai. Misalnya, barang-barang seperti pulpen, pembalut, dan kertas fotokopi semuanya akan berada di bawah judul "Kebutuhan Kantor." Kopi, teh, cangkir, dan sendok plastik semuanya mungkin terdaftar di bawah "Persediaan Dapur." Item seperti pengikat, DVD, dan wadah DVD mungkin berada di bawah judul "Kemasan."
Identifikasi semua departemen atau area di perusahaan yang akan membeli persediaan dan mendokumentasikan kelompok item yang akan dibeli dari setiap area. Misalnya, departemen pemasaran mungkin membeli dari judul "Pengemasan" dan "Kebutuhan Kantor". Staf administrasi mungkin satu-satunya yang membeli "Persediaan Dapur" tetapi juga akan membeli "Kebutuhan Kantor."
Rencanakan anggaran pembelian untuk setiap departemen dengan menggunakan anggaran tahunan perusahaan sebagai titik awal. Tetapkan anggaran bulanan untuk pembelian masing-masing departemen - ini mungkin melibatkan partisipasi setiap kepala departemen untuk persetujuan akhir.
Kumpulkan informasi vendor, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, orang yang dapat dihubungi dan nomor akun perusahaan Anda. Tautkan setiap item yang dibeli ke vendor atau vendor tertentu. Adalah bijaksana untuk memiliki daftar vendor untuk setiap item yang dalam tiga sehingga jika vendor yang disukai kehabisan stok, ada vendor back-up untuk pergi ke. Memiliki lebih dari satu vendor untuk dibeli dari mencegah keterlambatan pemesanan. Ini sangat penting dalam bisnis di mana bagian atau barang lain harus dipesan dan diterima tepat waktu untuk memenuhi tenggat waktu.
Membangun hubungan dengan vendor untuk menegosiasikan diskon harga dan mengelola pesanan khusus. Perwakilan penjualan yang ditunjuk dalam perusahaan vendor dapat mengakomodasi dan mempercepat pesanan darurat atau waktu produksi yang singkat.
Prosedur Tulis
Tulis proses langkah demi langkah untuk diikuti oleh setiap departemen saat melakukan pembelian. Pertimbangkan bagaimana pembelian akan diminta, disahkan, dipesan, diterima, dikirim, dan dibayar. Pertimbangkan pendirian topi pembelian untuk berbagai tingkat karyawan dan staf. Sertakan prosedur untuk pembelian ad-hoc, opsi pembayaran, dan pembelian yang mungkin memerlukan respons dari departemen lain. Misalnya, membeli komputer baru oleh departemen administratif akan memerlukan keterlibatan dan input departemen TI untuk membeli item instalasi, seperti kabel, modem, dan router.
Merumuskan proses langkah-demi-langkah untuk mengelola dokumen dalam proses pembelian. Tergantung pada kebutuhan bisnis, proses pembelian elektronik alih-alih berbasis kertas mungkin diperlukan.
Rancang formulir yang diperlukan untuk setiap pembelian atau beli formulir perjanjian standar dari vendor pemasok kantor. Formulir mungkin termasuk formulir permintaan pembelian dengan ruang untuk otorisasi, formulir pesanan untuk dikirim ke vendor, formulir untuk menerima barang di gudang utama dan lainnya yang mengakui pengiriman ke departemen yang meminta.
Merancang proses untuk mengelola keluhan dan akuntabilitas, meninjau hubungan pemasok dan struktur diskon, memantau anggaran pembelian dan meninjau serta meningkatkan proses pembelian. Tweak dan modifikasi proses pembelian dapat menghasilkan pengembalian yang lebih baik jika didekati secara metodis. Ulasan triwulanan dan tahunan dapat menambah garis bawah perusahaan.
Buat manual prosedur pembelian yang menguraikan panduan langkah demi langkah untuk diikuti oleh staf. Manual harus memberikan langkah-langkah jelas yang harus diikuti oleh setiap anggota staf untuk meminta, mendapatkan otorisasi, dan melakukan pemesanan pembelian. Ini juga harus mengidentifikasi mereka yang akan mengelola proses dan berwenang untuk menyetujui pembelian, serta daftar vendor yang disetujui dan daftar formulir yang menunjukkan lokasi fisik formulir atau di mana mereka berada di jaringan komputer perusahaan.
