Pembelian adalah departemen dalam divisi keuangan perusahaan yang memastikan persediaan dan bahan yang dibutuhkan oleh departemen lain diperoleh secara efisien. Segala sesuatu yang dipesan untuk setiap departemen harus melalui departemen pembelian. Meskipun perusahaan memiliki pedoman pembelian yang berbeda, semua perusahaan memiliki prosedur pembelian standar.
Order pembelian
Setiap layanan, bahan, atau pasokan yang diminta oleh masing-masing departemen harus diserahkan sebagai pesanan pembelian. Pesanan pembelian ini adalah nomor akuntansi untuk memastikan jumlah yang benar dibayarkan kepada vendor atau pemasok. Nomor tersebut juga melacak pesanan untuk memastikan diterima tepat waktu serta kualitas dan kuantitas yang diinginkan. Pesanan pembelian juga digunakan oleh vendor atau pemasok ketika menagih perusahaan setelah pengiriman pesanan.
Kutipan Pembelian
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk menemukan produk, layanan, atau persediaan yang diminta. Agen pembelian menemukan pemasok yang berbeda, meminta penawaran, dan memutuskan vendor mana yang memenuhi kebutuhan permintaan departemen. Prosedur pembelian menguraikan proses dimana departemen pembelian membuat permintaan penawaran dari pemasok dan vendor. Setiap manajer departemen harus memberi tahu departemen pembelian tentang barang yang dibutuhkan, spesifikasi barang yang diinginkan dan jumlah yang diperlukan untuk mengoperasikan masing-masing departemen.
Prosedur Pemantauan
Setelah departemen memberikan informasi kepada departemen pembelian tentang layanan, persediaan, atau bahan yang diperlukan, agen pembelian memantau pesanan selama proses berlangsung. Agen pembelian yang ditugaskan untuk memesan harus menindaklanjuti dengan vendor jika ada perubahan atau pembaruan dan memantau pesanan sampai telah diterima. Setelah barang diterima, departemen pembelian memastikan pesanan sudah benar dan dalam spesifikasi yang dikontrak.
