Memiliki manajer yang berkualifikasi dengan baik untuk membantu mengoperasikan dan mengawasi semua departemen adalah bagian penting dari bisnis yang sukses. Misalnya, seorang manajer diperlukan untuk menjalankan departemen pembelian. Jika Anda adalah manajer itu, maka Anda perlu memahami apa yang dilakukan departemen pembelian untuk sebuah bisnis. Sederhananya, departemen pembelian bertanggung jawab untuk melakukan pembelian bisnis, termasuk peralatan, persediaan, dan apa pun yang diperlukan agar bisnis berjalan dengan lancar. Manajer perlu mengawasi setiap aspek fungsi pekerjaan utama ini untuk bisnis.
Simpan catatan terperinci. Untuk tujuan pajak, bisnis harus selalu melacak dengan cermat semua pengeluaran dan barang yang dibeli. Bekerja sama dengan departemen akuntansi perusahaan untuk menyimpan salinan cetak dan elektronik dari semua pembelian Anda. Latih semua karyawan di departemen Anda tentang metode penyimpanan dan pengarsipan khusus Anda.
Rencanakan sebelumnya. Ketika datang untuk melakukan pembelian, semakin cepat bisa dilakukan semakin baik. Tetapkan karyawan atau kelompok karyawan tertentu untuk mengatur semua pembelian departemen Anda dan menentukan waktu terbaik untuk memesan kembali. Misalnya, Anda dan tim Anda dapat memutuskan bahwa waktu yang tepat untuk memesan ulang tinta untuk kantor adalah ketika hanya ada satu kartrid tinta tambahan per printer yang tersisa di ruang persediaan.
Proses pesanan pembelian yang masuk akal sesegera mungkin. Sebagian dari karyawan departemen Anda harus bertanggung jawab untuk memproses pesanan pembelian yang dikirim dari departemen lain. Misalnya, departemen pemasaran mungkin memerlukan komputer baru yang dipesan. Pada saat Anda menerima pesanan pembelian, pembelian sudah disetujui. Oleh karena itu, tim Anda dapat fokus pada pembelian barang dan melacak biayanya.
Gunakan penilaian yang baik saat mengelola departemen pembelian. Salah satu fungsi pekerjaan utama Anda adalah memproses pesanan pembelian. Namun, Anda juga harus memperhatikan apa yang Anda pesan. Di beberapa perusahaan, berbagai departemen lain di gedung mungkin meminta pembelian berlebihan atau tidak perlu seperti yang Anda harapkan. Jika Anda memperhatikan jenis pembelian ini, Anda harus memberi tahu atasan Anda, Chief Financial Officer, pemilik bisnis atau dewan direksi, tergantung pada hierarki di perusahaan Anda.
